Top 10 des meilleurs outils pour collaborer avec un office manager

L’office manager💁 dit aussi bras droit ou couteau suisse de l’entrepreneur, épaule au quotidien les dirigeants dans des domaines divers et variés : stratégie marketing, communication, pilotage, finances… Nous, les offices managers, avons pour but de vous rendre serein et performant dans votre cœur 💚 de métier. 

“C’est carré-carré chez vous, hein ?”

De puissants outils digitaux 💻ont été développés ces dernières années pour favoriser la fluidité et l’efficacité de la collaboration entre un office manager et son client. Collègue ou solopreneur soyez attentifs 😎, je vous donne aujourd’hui la liste de mes 10 outils préférés :

Collaborer sur des documents avec Google Drive

Il y a globalement trois utilisations de cet outil :

1)  Le stockage de données comme un disque dur externe.

2)  Le partage de fichiers pour les avoir sous la main sur n’importe quel support.

3)  Le travail collaboratif entre plusieurs personnes en simultané.

Pour ma part, je privilégie la troisième option, Dropbox (dont je parle juste après) étant mon dispositif favori pour stocker mes données. Je me sers de Google Drive par exemple, pour travailler en commun sur des documents avec mon équipe ou mes clients. La mise à jour se fait en temps réel, cela rend le travail à plusieurs mains très fluide.

Créer sa bibliothèque de données avec Dropbox

C’est mon outil chouchou pour ordonner mes fichiers personnels et professionnels. On ne présente plus cette solution intuitive de stockage de données. C’est mon meilleur classement ! Sa clarté 🔎 et sa simplicité d’utilisation m’a permis de l’appréhender très facilement.. Je range proprement les documents en commun avec mes clients, comme dans une bibliothèque !

Construire son planning avec Google Agenda + Gmail

Je suis une très (très) grande adepte de la méthode des blocs de temps dont je parle dans cet article. Pour les planifier, mon meilleur ami est bien évidemment Google Agenda. On peut très simplement créer des plages horaires dédiées à telle ou telle tâche, inclure des rendez-vous pro et perso et mettre tout ça en couleurs 💙 ! Il me permet de gagner un temps 🕐 considérable dans la gestion de mon planning.

Gmail est l’outil parfait pour gérer mes mails 📩. Je peux les classer par thèmes, programmer des envois et faire des liens avec Google Agenda (pour inviter un client à un meeting) et Google Drive (pour partager des fichiers issus de mon Drive).

Programmer des réunions en ligne avec Google Meet ou Zoom

Il existe des applications de réunion 👥 en ligne par dizaine, mais je suis attachée à Google Meet ou Zoom. Leur utilisation est simple : je programme une réunion sur l’outil, puis j’envoie l’invitation à tous les participants qui reçoivent un mail, plus un rappel le jour J. Je favorise Google Meet pour les discussions à deux et Zoom pour les réunions à plusieurs. Chacune de ces applications permet notamment le partage d’écran, pratique pour passer des slides et d’enregistrer les conversations.

WhatsApp : l’outil indispensable pour communiquer au quotidien

Doit-on encore présenter cette application de communication instantanée ? Lié à votre numéro de téléphone, votre compte WhatsApp vous permet de discuter par messagerie instantanée, de vive voix ou en visio avec n’importe qui à travers le monde par le biais d’une connexion internet (4G ou Wifi). Cela facilite grandement mes échanges avec mes clients ou collaborateurs lorsqu’ils sont en déplacement ✈ ou vivent à l’étranger. C’est un canal de communication plus simple et moins formel que les mails. Si j’ai besoin d’une information rapide (et vice versa), c’est par ce biais que l’on échange.

Travailler en équipe avec Trello

Trello est le premier outil qui a révolutionné ma manière de gérer mes projets pro et perso. Il fonctionne sous forme de tableaux à thèmes entièrement personnalisables (organisation, visuels, couleurs…) que l’on peut partager ou non avec d’autres utilisateurs. Il y a une version payante, mais la version gratuite est déjà très complète et convient parfaitement aux solopreneurs. Pour se former et intégrer au mieux cet outil dans mon quotidien d’entrepreneur, j’ai suivi la formation Trello de Julia Coudert que je vous recommande chaudement pour son approche ludique et pratique ! Et si aujourd’hui je suis passée à Notion pour le pilotage de mon entreprise, Trello reste un outil précieux pour travailler en équipe sur des projets. Par exemple, nous avons un tableau en commun avec ma rédactrice web ✎ qui nous sert de calendrier éditorial pour l’écriture et la publication des articles sur mon blog.

Piloter son entreprise et ses projets avec Notion

J’ai évoqué sur le blog il y a quelques semaines, comment je suis passée en douceur de Trello à Notion. Cette application surpuissante est désormais un pilier indispensable de mon back office. Notion offre plus de possibilités et de profondeur dans le management de multiples projets que Trello. Ses fonctions collaboratives sont très performantes grâce à un système intuitif d’options de partage des pages et base de données et de notifications. Aujourd’hui je m’en sers principalement comme outil de gestion de mon propre back office et le suivi de mes projets clients.

Programmer ses réseaux sociaux avec Swello

Je gère moi-même mes réseaux sociaux et je sais à quel point c’est chronophage ⌛ ! Heureusement, de gentils développeurs ont pensé à nous en créant des applications qui nous facilitent la vie. Swello est français (cocorico ! 🐔) et permet de programmer et publier automatiquement du contenu sur différents canaux tels que Twitter, Facebook, LinkedIn et Instagram. Une utilisation basique et limitée de l’outil est gratuite. Les abonnements vous offrent des options très intéressantes comme l’analyse de l’impact de vos campagnes, la veille, la suggestion des meilleurs créneaux pour poster, etc.

Créer une newsletter avec Sendinblue

Sendinblue est une solution pratique d’emailing 📧 proposant diverses options pour créer des campagnes performantes et vous constituer un fichier de prospects. Cette application française est idéale pour les solopreneurs, car elle répond aux besoins les plus courants en quelques clics : newsletter, formulaire de capture d’email, automation…

KeePass

Je termine par KeePass, un petit logiciel open source qui sauve littéralement mon cerveau. Il centralise tous les mots de passe dans un fichier sécurisé. Esthétiquement très sobre, son panel d’options en fait un des outils de sauvegarde de mots de passe les plus prisés ! Il peut être utilisé sur plusieurs supports, PC, MAC, Linux, ce qui ne gâche rien au plaisir.

Je manie ces outils depuis plusieurs mois maintenant voire plusieurs années. Vous n’en aurez bien sûr pas la même utilité que moi, selon que vous soyez solopreneur ou office manager. Mais rappelez-vous ces quatre essentiels pour :

– piloter son entreprise et ses projets (seuls ou à plusieurs), Trello et Notion sont vos meilleurs alliés.

– communiquer avec vos clients et votre équipe vous pouvez utiliser Gmail évidemment, WhatsApp pour la messagerie instantanée, Zoom et Google Meet pour les réunions en visio.

– se construire un emploi du temps coloré et modulable, Google Agenda fait largement le job.

– Et enfin pour organiser ses fichiers, les partager et travailler dessus à plusieurs en temps réels, privilégiez Dropbox ou Google Drive.

⭐ J’espère que ce partage des 10 meilleurs outils vous aidera à organiser votre collaboration, voire l’optimisera 😊.