J’ai attendu quelques mois avant de vous rédiger cet article, car j’avais besoin de recul et pratique pour pouvoir vous énumérer comment je suis passée doucement, mais surtout sereinement 😊 de Trello à Notion.

Il est fort possible que vous ayez déjà entendu parler de Notion, non ? Si ce n’est pas le cas, je vous fais une rapide présentation : Notion est une application qui fournit des composants tels que des notes, des bases de données, des tableaux Kanban, des wikis, des calendriers et des rappels. C’est un outil online (sur PC et smartphone) qui permet de symboliquement vider votre cerveau 🧠 et facilite le travail collaboratif 👥.

J’utilisais l’outil Trello (et à vrai dire je l’utilise encore avec mon équipe) depuis un an, il a beaucoup d’avantages quand on travaille à distance et avec des clients ou prestataires. Mais… il faut aussi dire que je ne connaissais pas encore Notion, qui est devenu mon nouveau chouchou 😍.

Trello vs Notion

Au départ, quand j’entendais parler de Notion, je cherchais à faire des comparaisons 🙄, et je me disais que finalement ce n’était qu’un énième outil de gestion. Puis, quand j’ai commencé à le pratiquer en octobre 2020, via une collaboration avec un client, j’ai vite compris que j’avais eu tort de vouloir comparer 🤪.

Certes nous pouvons travailler en équipe sur cet outil, comme Trello, mais l’arborescence de Notion est tout à fait différente. Là où avec Trello vous avez différents tableaux (par thématique la plupart du temps), puis des listes à l’intérieur et enfin des cartes ; avec Notion vous partez d’une page blanche pour construire 👷🏼‍♀️ tout votre espace comme bon vous semble, avec différentes façons de pouvoir visualiser vos données, mais surtout une relation entre les différentes pages créées, et c’est vraiment là que la différence se fait.

page accueil espace Notion

Avec Trello, j’avais une multitude de tableaux 😫 pour mon propre business, exemple : objectifs, suivi clients, etc. ; puis des tableaux partagés avec mes clients, exemple : suivi missions, process, etc.

Aujourd’hui avec Notion, j’ai tout regroupé sur des pages thématiques : exemple une base de données de mes clients, de mes contacts, de ma veille, de mon chiffre d’affaires, mes to do(ux) (une globale que je peux trier en fonction de chaque client), la gestion de mon administratif, la gestion de mon planning éditorial avec le plan de contenus… Bref, j’ai tout centralisé dans Notion, comme un réel compagnon où je peux consulter absolument toutes les données, que ce soit sur mon ordinateur ou sur mon smartphone grâce à l’application.

mon espace Notion

Il y a aussi un critère important pour moi : j’ai besoin de jolis visuels 🌈 pour me sentir comme chez moi ! Et avec Notion, aucun souci pour le faire : couleurs, titres, émoticônes, couverture de page, etc.

Une autre différence notable avec cet outil, à contrario de Trello, c’est que je peux faire des liens 🔁 entre mes bases de données : si par exemple je veux relier ma base de suivi de chiffres d’affaires avec chaque client, il me suffit de créer une base de données relationnelles. La classe, non ? 😏

Un autre avantage quand je travaille en mode collaboratif, c’est que je peux choisir de donner accès à une page à un prestataire ou client et uniquement celle-ci. Si vous utilisez Trello, et que vous avez créé un tableau entier, vous savez que l’accès est alors non sélectif et que la tierce personne verra l’ensemble du tableau.

Quand j’ai démarré sur Notion, en tant que prestataire, j’ai doucement compris qu’il y avait beaucoup plus de possibilités pour gérer son business ; et j’avais limite la vague à l’âme 😔 quand je repassais sur Trello.

Oui, j’avais des craintes de changer d’outil de gestion

J’ai mis 2 mois avant de décider pleinement que j’allais changer d’outil de gestion pour mon business.

Ma première crainte, c’était justement que j’allais partir d’une page blanche : je n’avais à ce moment-là ni le temps ni l’envie de m’y pencher. Et puis, saurais-je le prendre en main facilement 🤨 ?

C’est en janvier 2021 que je me suis lancée ! Notion me faisait de plus en plus de l’œil, et je me sentais étriquée avec Trello. J’avais envie de créer MON espace, tout simplement.

Quoi de mieux pour gagner du temps sur un objectif que de se faire aider ?

Je n’avais pas envie de passer des heures en plus de la construction de mon espace, à chercher comment on pouvait mettre en place tout cela. Alors, je me suis formée grâce à J&J qui proposaient justement une formation pour apprendre les bases de Notion. Si vous voulez découvrir de quoi je parle, je vous propose de la découvrir ici. J’y ai appris comment l’outil fonctionne, les bases de données, et en prime, j’ai obtenu des templates préfaits que je pouvais de suite exploiter. La panacée ! Je me suis sentie sereine et accompagnée 🙏🏼.

Quid de la sauvegarde des données chez Notion ?

C’est bien beau de déposer tant d’informations dans un outil, mais j’ai été sensibilisée au sujet de la cybersécurité (et d’ailleurs les attaques de plus en plus nombreuses en attestent), alors une de mes craintes était aussi à ce niveau.

📢 Voici ce qu’il faut savoir concernant Notion :

Tout est stocké dans le cloud, et ils conservent des sauvegardes par minute du contenu de votre page sur leur serveur. Cela dit, nos données nous appartiennent, c’est pourquoi nous avons facilité la création de vos propres sauvegardes et la portabilité de vos informations. Ils utilisent TLS partout, dans le centre de données et en dehors. Nos données sont cryptées au repos et en transit. Ils fonctionnement à 100 % sur le cloud en utilisant l’AWS au sein d’un réseau privé virtuel qui ne peut être accessible via l’internet public, sauf via leurs serveurs proxy publics. Des audits de sécurité trimestriels indépendants sont réalisés en faisant appel à des entreprises de sécurité établies. Enfin, ils nous informent dans les 72 heures de la découverte d’une violation de données.

Mon utilisation quotidienne de Notion

En premier lieu, après avoir suivi la formation, j’ai importé tous mes tableaux de Trello vers Notion (d’un simple clic, vous pouvez le réaliser via Notion).

👉🏻 J’ai donc réorganisé et construit mon espace en différentes pages (ici tous mes contenus publiés) :

page Notion contenus publiés

Évidemment, la seule limite est mon imagination ! Alors mon espace évoluera encore et toujours en fonction de mes besoins, mes envies.

Notion est un vrai outil de gestion d’informations, j’y ai donc placé toutes les données pro, mais également perso (tant qu’à faire) !

C’est un « tout-en-un » : prise de notes, base de données, to do, un tableur, un outil de gestion de projets, un wiki, et tant encore ! Sa force est clairement sa flexibilité.

Là où avant j’avais des tâches parsemées entre les tableaux (avec des notifications qui pouvaient même faire exploser ma charge mentale 🤯), aujourd’hui je n’ai qu’une seule liste pour toutes les choses à faire dans la journée (je la trie même sur la date voulue pour ne pas polluer ma vision avec les autres éléments).

Tableau do to Notion

J’ai gagné du temps puisque tout est placé au même endroit, une charge mentale diminuée, et mes petits yeux sont contents d’avoir un aspect visuel attrayant (oui, je vous l’ai dit, c’est important pour moi) 😁.

Que vous travaillez seul ou à plusieurs, Notion vous propose plusieurs abonnements :

prix abonnement Notion

C’est une des plus jolies découvertes de 2020 pour moi ! Cette transition entre Trello et Notion s’est faite en douceur et sereinement, grâce à la formation suivie, mais aussi parce que je ne me suis pas mis de pression à le construire en 2 jours !

💬 Connaissiez-vous Notion ? Vous ai-je donné envie, avec ce tour d’horizon, de vous lancer ?