Vous la connaissez n’est-ce pas ? Cette sensation désagréable d’avoir travaillé dix heures d’affilée sans parvenir à atteindre les objectifs que vous vous étiez fixés dans la journée😪. Votre To Do(ux) List n’en finit pas, les mails débordent, mais voilà… Il est 20 h 00 et il serait temps de vous occuper de votre vie privée (intendance maison, enfants, loisir, tailler votre rosier 🌸 du jardin – qui en a bien besoin💁) – ou peut-être de simplement chiller devant une série Netflix en pyjama ? Mais alors comment mieux organiser sa journée ?

Une organisation simple et efficace est la clé pour une journée réussie : une journée où vous prenez à la fois le temps de travailler, de vous reposer et d’accomplir vos tâches personnelles. Chaque soir, sentez-vous plus serein grâce à une méthode d’organisation éprouvée : les blocs de temps ⌚.

 

Qu’est-ce que les blocs de temps ?

La méthode dite du “Time Blocking”, consiste à regrouper toutes vos tâches sous forme de blocs à thème dans votre emploi du temps quotidien. Chacun d’entre eux sera consacré à une tâche spécifique (travail, repos, rendez-vous perso…). Ainsi, vous pouvez vous caler une heure de ménage de 9 h 00 à 10 h 00 juste avant votre call client de 10 h 30, puis consacrer une demi-heure à votre comptabilité, avant de vous mettre à préparer à manger pour vos adolescents qui rentrent du collège le midi. Vous planifiez votre journée de sorte que chaque tâche, chaque activité ait sa place, pour être focus 🔍 sur elle pendant un temps donné. L’idée est également de batcher vos tâches : c’est-à-dire réunir les thématiques, afin d’être encore plus productif.

 

Pourquoi organiser sa journée avec les blocs de temps ?

Une To Do(ux) 📝 c’est cool. Cependant, elle est souvent biieeen trop ambitieuse par rapport au temps dont nous disposons dans la journée, avouons-le. Regrouper toutes vos missions en blocs de temps, vous permet de structurer votre cerveau 🧠 : vous savez ce que vous avez à faire et à quel moment. Vous travaillez de façon ininterrompue sur une tâche et êtes donc à la fois plus concentré et plus efficace.

Ordonner sa journée de travail de cette manière, vous oblige à prendre en compte les différentes obligations personnelles que vous pourriez oublier (sortir le chien, prendre rendez-vous avec le dentiste…), et à les inclure dans votre planning, en prévoyant un bloc de temps “maison” ou “rendez-vous personnel”.

En quelques mots, cette méthode vous facilite la vie en vous permettant :

  • D’être efficace tout au long de la journée.
  • D’être concentré.
  • De beaucoup moins procrastiner (puisque vous planifiez des blocs de temps “chill”).
  • De mieux contrôler votre temps.
  • D’alléger votre charge mentale.
  • De ne plus travailler sous pression.
  • D’avoir une meilleure visibilité de la semaine ou du mois.

En tant qu’office manager, je gère le back-office de plusieurs clients aux profils et besoins divers et variés. Il a été très vite nécessaire pour moi de mettre en place cette technique pour sauver mon mental de l’essorage💦. Mieux encore, j’ai proposé à mes clients d’adopter le time blocking pour leur propre organisation ! Ils m’en remercient encore !

 

Comment mettre en pratique cette technique ?

Prenez votre temps pour démarrer et l’apprivoiser.

Premièrement, munissez-vous d’un carnet ou de votre application de gestion de To-Do préférée. Écrivez toutes les tâches que vous faites chaque semaine dans tous les domaines : professionnel et personnel, en commençant par les prioritaires.

Puis réunissez-les sous plusieurs thèmes.

🍋 Par exemple, si vous êtes photographe de mariage, voici les différentes tâches auxquelles vous pouvez être confronté :

  • Traitement des photos du dernier shooting.
  • Envoi des photos aux clients.
  • Préparation des futurs salons du mariage.
  • Répondre aux mails.
  • Organiser un nouveau shooting client.
  • Entretien du matériel.
  • Suivi comptable.
  • Prospection et mise en place de partenariat avec des CE.
  • Formation personnelle (stage, séminaire, formation en ligne…).
  • Production de contenus pour les réseaux sociaux.

🍋 Mais vous avez également des impératifs dans votre vie personnelle !

  • Sortir votre cairn terrier une heure par jour.
  • Faire les courses.
  • Entretenir votre appartement et votre linge.
  • Déjeuner avec vos parents et amis.

Ces tâches ne prennent pas en compte tous les imprévus qui enrichissent nos vies : panne de voiture, rendez-vous chez le médecin, client de dernière minute, appeler le centre des impôts pour corriger une erreur sur la déclaration…

🍋 Vous pourriez regrouper ces missions sous ces différents blocs de temps :

  • traitement des photos.
  • commercial : prospection, partenariat.
  • administratif : compta, mail.
  • gestion client : call et organisation des shooting, envoi des photos.
  • “sortir” mon chien.
  • “intendance de la maison”.

Etc, etc… Vous avez compris le principe. Une fois que vos blocs sont prêts, insérez-les dans votre agenda et mettez-y des couleurs📊 pour vérifier en clin d’oeil votre emploi du temps chaque matin.

 

Comment être efficace avec cette technique ?

La clé pour rester efficace et serein, c’est de prévoir des temps libres entre chaque blocs de temps pour palier aux imprévus, ou simplement si vous débordez. Votre planning restera plus réaliste et vous permettra de travailler sans pression😌.

Mais comment savoir combien de temps me prend telle ou telle mission me direz-vous ? Cela viendra avec le temps et l’expérience. Au début, prévoyez de larges créneaux pour travailler de manière zen ☯. Vous affinerez petit à petit.

Enfin, veillez à programmer vos blocs de temps en fonction de votre état physique et moral au cours d’une journée. Certains sont très actifs tôt le matin, d’autres le soir, avec parfois le besoin de faire une sieste après le déjeuner. L’essentiel est d’organiser vos journées de la façon la plus douce et la plus effective pour vous.

Je vous en parle souvent sur le blog, prendre soin de soi en tant qu’entrepreneur est primordial pour avancer en toute quiétude sur le chemin de la réussite. Il n’est pas possible, ni tenable de se consacrer quatre-vingt heures à son activité par semaine en oubliant le reste. Vous avez besoin d’une organisation efficiente.

Si vous avez déjà mis en pratique la méthode des blocs de temps et que vous êtes toujours sous l’eau, reprenez-les en détails. Peut-être êtes vous trop ambitieux dans le nombre de tâches que vous planifiez par semaine. Ou alors, c’est qu’il est temps déléguer une partie de votre business à un bras droit 💪 !

💬 On en discute ?

 

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