Lorsque j’implémente un nouveau business client, j’ai à cœur 💛 de l’accompagner dans l’optimisation de son temps de travail. Il m’apparaît essentiel d’être ce pilier sur lequel il peut s’appuyer pour être organisé dans son quotidien et faire briller sa zone de génie 💡. Mes expériences nombreuses et variées ont fait émerger sept erreurs récurrentes que les entrepreneurs font dans la gestion de leur temps de travail.

 

Ne pas se fixer d’objectifs

Les objectifs 🎯 sont essentiels pour savoir où vous aller. Dans votre business plus généralement ou dans votre journée de travail, un objectif est une sorte de ligne d’arrivée. Lorsque vous l’atteignez, vous ressentez cette sensation du travail accompli, bien fait, d’une étape franchie qui vous rapproche de votre but global.

Les objectifs facilitent la gestion de vos priorités et de votre emploi du temps. Pour rappel, un objectif doit être SMART. C’est pas faux me direz-vous…

  • Spécifique : clair, net et précis
  • Mesurable : quantifiable pour vérifier que vous l’avez atteint
  • Atteignable : motivant
  • Réaliste : pertinent et réalisable
  • Temporellement défini : dans un temps ou à une date donnée

 

Ne pas prioriser les tâches

Deux reportings à faire, un devis à envoyer et un rendez-vous chez le dentiste à prendre, par où commencer ? Devant la longueur de la To-Do(oux) List 📝 du jour, un des réflexes est peut-être de débuter par la tâche la plus agréable et souvent la moins urgente. Ce genre d’attitude fait que vous vous retrouvez devant votre écran un vendredi soir à 19 h 00 pour envoyer un rapport dont la deadline était le jour-même à 17 h 00 😱. Il est parfois difficile de hiérarchiser ses missions. La matrice d’Eisenhower peut être d’un grand secours.

 

Ne pas travailler avec des blocs de temps

C’est une erreur fatale de croire qu’une simple To-Do(ux) fera l’affaire pour organiser votre journée ou votre semaine de travail. Pour être efficace, adoptez la méthode des blocs de temps ⌛ que je détaille plus amplement dans cet article. Pour résumer, cette pratique consiste à batcher les différentes tâches (pro et perso) de votre journée pour les réunir dans des blocs à thèmes. Cela vous permet de rester focus et productif pendant un laps de temps donné et d’éviter le multitâche, souvent synonyme de perte de temps. Les blocs de temps sont organisés en fonction de vos objectifs et de vos tâches prioritaires.

 

Ne pas anticiper les imprévus

Votre agenda est ultra-serré 📆, pas de place pour l’improvisation ! Même votre pause déjeuner est minutée, imbriquée entre une réunion Zoom et un rendez-vous extérieur. Sauf que, patatra, au moment de partir à votre meeting, votre voiture tombe en panne 😰. Il faut appeler le prospect, s’excuser, décaler le rendez-vous dans vos deux emplois du temps chargés, contacter votre garagiste, trouver une voiture de remplacement, etc. Bien évidemment tout le reste de votre après-midi est fichu et la fin de semaine s’en trouve perturbée. Il est absolument nécessaire de prévoir des petits creux dans votre planning pour la gestion des imprévus et vous laisser de l’air 💨 entre chaque bloc de temps. Nous ne sommes pas des machines 🔩 !

 

Ne pas prendre de pause

C’est pour cela qu’il faut savoir prendre des pauses et s’aménager des espaces de repos 😏. Lorsque vous travaillez sur un dossier client complexe, il est souvent inutile d’y passer une heure de plus que prévu pour avancer plus vite. Un cerveau agité ne vous est d’aucune utilité. Déconnectez, reposez-vous, vous serez bien plus productif !

 

Ne pas savoir dire non

Le planning de votre semaine est bien chargé. Vous avez planifié votre cours de RPM 💦🚲 ce soir car vous avez compris l’importance de prendre soin de vous. Mais voilà, un de vos clients vous contacte 📞 le matin même, car il a une tâche urgente à vous confier pour le lendemain. Acceptez ce travail supplémentaire reviendrait à annuler votre session de sport. Et pourtant, Dieu sait si vous en avez besoin. Alors quel est le meilleur choix ?

Pour moi, c’est celui qui vous fait du bien. Celui qui sera aligné avec vos envies. Donc vous dites gentiment mais fermement non 💁 à ce client en lui expliquant que vous n’êtes malheureusement pas disponible. Un bon client comprendra sans problème votre réponse. Dans le cas contraire, vous saurez à quoi vous attendre pour la suite…

 

Procrastiner

10 h 00, c’est l’heure de votre pause café ☕. Vous scrollez votre fil d’actualité Facebook, LinkedIn, Twitter… Et il est déjà 11 h 00 !

À moins de travailler au fond d’une grotte sans internet, il est difficile de ne pas être tenté de procrastiner sur son smartphone, ou dans la salle de pause de votre coworking. Vous allez devoir “hacker” votre cerveau qui veut papillonner, pour rester concentré sur votre travail. Voici mes petites astuces :

  • Bloquez toutes les sources de distraction sur votre smartphone 📵  Par exemple, vous pouvez utiliser pour cela l’application Forest, qui fait pousser des arbres 🌳 tant que vous ne touchez pas à votre téléphone.
  • Désactivez les notifications de votre ordinateur.
  • Utilisez la méthode Pomodoro 🍅 pour alterner efficacement entre temps de travail et temps de repos.

 

⭐ Votre organisation peut être bien huilée, mais petit grain de sable dans les rouages peut tout faire basculer dans la gestion de votre temps de travail 😰. Anticiper ces petits désagréments vous permettra de travailler plus sereinement, de finir à l’heure et d’être efficace. En sus des missions de délégation que vous pouvez me confiez, je vous guide tout au long de notre collaboration pour donner de l’espace à ce que vous savez faire de mieux : votre cœur de métier.

 

Les 7 erreurs à ne pas faire en matière de gestion de temps de travail