En tant qu’entrepreneur, vous devez savoir comment gérer l’organisation 👥 de votre équipe : en la constituant, en la guidant, en l’écoutant et en la faisant progresser. Être un manager, c’est aussi résoudre des problèmes et éviter un maximum les erreurs pouvant mener à un inconfort au sein de votre entreprise.

Dans ce billet, vous allez découvrir les 6 secrets pour gérer votre équipe de freelances.

Le succès d’une équipe

Dans votre vision d’entreprise, la délégation prend toute sa place et vous décidez de vous lancer en constituant votre équipe. Sachez que le premier marqueur du succès d’une équipe de freelances, c’est que cela dépend à 70 % de son manager, autrement dit l’entrepreneur. S’il ou elle n’est pas capable de gérer l’équipe, cela deviendra un cauchemar 😱pour tout le monde. L’entrepreneur doit se familiariser rapidement aux bases du management, car c’est le meilleur moyen de s’assurer que son équipe travaille efficacement et ne perd pas de temps ni d’argent.

La gestion d’une équipe de freelances c’est également être capable d’utiliser des outils pour maintenir la motivation de son équipe et organiser les tâches quotidiennes.

Les 6 secrets d’une gestion d’équipe saine et humaine

Bien profiler votre prestataire

Le profilage de votre prestataire est essentiel pour vous assurer que le freelance qui rejoindra votre équipe possède toutes les qualités nécessaires pour mener à bien sa mission.

Pour cela, un travail préparatoire 🧠 à la délégation et au recrutement est nécessaire. Dans les grandes lignes, il vous faudra définir :

– les compétences recherchées
– le niveau d’expérience
– la feuille de route des missions délégables
– les objectifs à atteindre
– le budget que vous pourrez dégager pour ce recrutement

Mais, les compétences ne font pas tout selon moi ☝🏻.

Pour que l’esprit de l’équipe corrèle au vôtre et aux valeurs de votre business, il est primordial de vous attarder sur le savoir-être de votre candidat. Assurez-vous que le profil de votre candidat corresponde à votre sensibilité et à ce dont votre entreprise a besoin.


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Donnez la direction à votre équipe

Une fois votre équipe recrutée, votre rôle sera de donner la direction et le tempo ➡️.

Par définition, une équipe travaille pour un même objectif global : la bonne santé, le fonctionnement et croissance de votre entreprise.

L’une des principales choses que vous pouvez faire est de fixer des objectifs clairs pour votre équipe. Cela signifie que vous devez être très précis et leur dire exactement ce que vous voulez qu’ils fassent (le “comment” pourra être dicté par des process définis ou bien laissé à l’expertise de votre collaborateur).

Vous pouvez également leur expliquer les conséquences de leurs actions et ce que vous attendez d’eux. Vous devez fixer des délais précis pour le travail de votre équipe. S’ils ne respectent pas ces délais, vous devez les en informer, afin qu’ils sachent exactement ce qu’ils doivent faire.

Clarifiez la ligne directrice de leur travail, cela instaure une ambiance sereine pour tout le monde 😉.

Assurez-vous de guider votre équipe et de donner un sens à leur travail.

💡 Un freelance à qui vous déléguez des missions aura notamment un atout non négligeable : il est lui-même entrepreneur, et comprendra les enjeux de ses prestations sur l’organisation de votre activité.

Communiquez avec votre équipe

Le plus grand ennemi de toute entreprise est probablement l’apathie et l’indifférence, et cela est vrai pour tout type d’entreprise.

En fonction de leur rôle, les membres de votre équipe doivent être tenus au courant de ce qui se passe à l’intérieur de l’écosystème : non seulement pour réajuster s’il le faut leur feuille de route, mais également pour comprendre les enjeux actuels de votre société.

Il est donc important de rester en communication 🗣️ avec son équipe de manière récurrente : fixez des rendez-vous mensuels qui permettent de tous vous réunir. Et si cela est nécessaire, prévoyez également des moments d’échanges formels ou informels d’une façon plus individuelle.

Résolvez rapidement les « conflits »

Gérer une équipe, c’est gérer des humains 😏.

Il est donc possible que des “conflits” apparaissent. J’utilise les guillemets, car le mot est un peu fort, mais cela inclut également les malentendus, les zones d’ombre, les incompréhensions, etc.

Votre rôle sera à ce moment-là de ne pas tarder et de désamorcer le conflit rapidement, au risque de voir un impact plus ou moins fort se faire ressentir sur le travail du prestataire et la qualité de la relation.

Il est nécessaire de s’écouter mutuellement 🫶🏻, de respecter et d’accepter les besoins de l’autre.

Motivez votre équipe

Dans le passé, la performance de l’équipe était principalement déterminée par la performance individuelle, alors qu’aujourd’hui, l’accent est mis sur l’encouragement du groupe. L’équipe dans son ensemble est un élément crucial de l’organisation.

Sachez détecter les zones d’excellence de vos collaborateurs, mais également les aspects plus fragiles dans leurs compétences, afin de leur donner la possibilité de s’améliorer.

Soyez le catalyseur de votre équipe 🚀 : la motiver sera également le secret de votre réussite.

Imaginez des conditions de travail optimales pour conserver leur enthousiasme, cultivez les valeurs de votre entreprise, ayez une attention pour eux à l’occasion des anniversaires ou des fêtes.

Mais surtout, partagez vos victoires ✌🏻 qui sont sans nul doute gagnées grâce à leur présence.

Gérez votre équipe grâce à des outils efficaces

1) Un planning et une liste de tâches 📆

Lorsque vous dirigez une équipe travaillant sur un projet, il est important que les membres soient conscients des délais et connaissent leurs responsabilités individuelles.

N’hésitez pas à créer un planning cadré des tâches à exécuter et des deadlines à tenir.

2) L’accès aux ressources de l’entreprise 🔗

Pour pouvoir mener à bien sa mission, le freelance devra avoir accès à différentes ressources de l’entreprise. À vous de déterminer lesquelles seront indispensables et à lui partager.
Pensez à digitaliser un maximum vos ressources (en sécurisant les accès = pas de partage via mail ou sms, préférez un outil de partage de mot de passe), afin que plusieurs membres de votre équipe puissent travailler simultanément sur les mêmes supports.

Créez un wiki d’entreprise, c’est une bonne idée pour centraliser les informations liées aux ressources.

3) Les outils de communication 📲

Communiquer en interne demande à définir quelques règles.

Définissez quels canaux vous privilégiez pour communiquer ensemble de manière quotidienne ou ponctuelle, et comment faire remonter rapidement et efficacement une urgence, qui demande une action immédiate.

N’hésitez pas à consulter votre équipe afin d’établir ensemble des processus de communication avec lesquels ils seront à l’aise et productifs. 

Évitez ces quelques erreurs trop fréquentes

Le management s’apprend tous les jours, et vous passerez peut-être par des périodes tendues 😯. C’est normal, rassurez-vous.

Cependant, avec l’expérience, voici quelques erreurs – trop fréquentes – que j’ai pu rencontrer lors de mes collaborations :

– Ne pas accueillir votre prestataire :

L’accueil d’un nouveau collaborateur n’est pas réservé au salariat. Un freelance mérite tout autant ce “sois le bienvenu”. Qu’il intervienne de manière ponctuelle ou régulière, pensez à l’onboarder. Il se sentira d’autant plus impliqué et intégré à votre entreprise.

– Avoir des attentes irréalistes :

Un freelance doit connaître clairement votre besoin pour pouvoir le satisfaire. Inutile de penser qu’il devinera ce dont vous rêvez ou qu’il le fera exactement à votre manière.

Et… évitez de vous moquer de votre prestataire devant lui (ou même dans le dos) parce qu’il ne comprend pas votre demande immédiatement (true story), c’est certainement qu’elle manque de clarté.

Penser que votre équipe est à votre merci :

Certes, votre équipe est là pour vous et votre entreprise, mais comme chacun de ces freelances a d’autres clients, ils ne pourront être à votre merci H24 et n’accepteront pas d’avoir des horaires ou tarifs imposés.

Ne pas tenir compte de la vie privée de vos collaborateurs :

Respectez le rythme personnel, les contraires, les horaires de votre équipe. Même si les outils collaboratifs permet une immédiateté de la délivrance de l’information, pensez à tenir compte des jours et heures de vos demandes.

Oublier de créer du liant au sein de votre équipe de freelances :

Si plusieurs intrapreneurs interviennent dans votre entreprise, pensez à créer du liant entre eux, afin de construire une vraie cohésion d’équipe.

– Omettre de donner le bon exemple :

Si vous exigez que des délais soient tenus, soyez également ponctuel dans votre savoir-être vis-à-vis de votre prestataire (exemples : ponctualité lors des réunions, paiement des factures, etc.)

🪴 En tant que manager, vous avez de nombreuses tâches à prendre en compte. Pour partir du bon pied, choisissez bien votre équipe et guidez-la efficacement. De nombreux outils sont disponibles à cet effet, mais le plus important est votre attitude envers votre équipe. Respectez leurs conditions de travail afin de les rendre motivés et de favoriser une bonne ambiance !

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