Freelance : les avantages de créer un wiki d’entreprise

10 Mar 2022

Si le terme de wiki d’entreprise ne vous dit rien 🤔, pas de panique, je vais tout de suite vous en expliquer en quoi cela consiste ! Un wiki d’entreprise c’est avant tout un outil collaboratif, et donc « online », qui permet de recenser les informations phares de l’entreprise, et de mettre à disposition les documents essentiels au travail des équipes.

Ce doux nom provient de l’hawaïen « wikiwiki » 🏄🏻‍♀️ qui veut dire « vite » : autrement dit, retrouver vite l’information, et pouvoir traiter rapidement des documents en ayant toujours la dernière version.

Alors pourquoi créer un wiki d’entreprise, même quand on est freelance ? Quels sont les avantages et limites de cet outil ? Comment le construire ? C’est ce que je vais vous expliquer dans cet article.

Pourquoi créer un wiki d’entreprise, même quand on est freelance ?

Maintenant que je vous ai partagé la définition, vous pourriez vous demander à quoi cela pourrait-il bien vous servir si vous êtes seul aux commandes de votre entreprise aujourd’hui.

Et c’est une question légitime 🤗 !

Quand on construit pierre après pierre son entreprise, il y a tant de choses à faire et penser, qu’on est plus souvent dans le feu 🔥 de l’action du ici et maintenant.

Sauf que voilà, une fois que l’entreprise croît 📈, de nouveaux défis vous attendent, dont certainement la constitution de votre équipe.

Que vous déléguiez à des prestataires ou embauchiez des salariés, il sera très opportun pour cette nouvelle équipe d’avoir en main les informations essentielles de votre entreprise.

Le travail collaboratif devra être mis en place très rapidement, ainsi ce wiki fera gagner un précieux temps pour vous en termes de transmission, mais aussi pour vos futurs collaborateurs.

✋🏻 Mais ce n’est pas tout !

Créer dès le départ, un wiki d’entreprise même quand on est freelance, c’est aussi construire l’historique de votre entreprise pas à pas.

Voilà 10 ans que je suis devenue indépendante, et je n’avais pas du tout songer à bâtir ce wiki au démarrage… Erreur ❌ ! C’est en 2020 quand j’ai décidé de commencer à déléguer et de structurer le back office de mon entreprise, que j’ai dû plancher des heures pour tout concevoir 🥵.

Et si vous n’êtes pas encore au stade de la délégation, sachez qu’un wiki vous permettra aussi de centraliser toutes les ressources au même endroit : fini le « mince, je l’ai rangé où ça ? ».

Quels sont les avantages et les limites du wiki d’entreprise ?

Equiper son entreprise d’un wiki, c’est comme lui donner un socle fait en ciment 🧱 pour bien asseoir la structure de sa gestion.

Ainsi, le wiki a de nombreux avantages :

  • Limiter la duplication involontaire de documents et d’informations
  • Avoir un historique des connaissances et informations utiles
  • Améliorer la navigation entre les différents documents
  • Améliorer la collaboration au sein de l’équipe grâce au partage des données et possibilité de rédiger des notes et contenus à la connaissance de tous
  • Réduire la masse de mails et fichiers en pièce jointe
  • Ajouter des informations en continu dans un seul endroit
  • Sauvegarder vos données « non sensibles » (ou alors assurez-vous que le logiciel utilisé soit bien sécurisé)

Cependant, il connaît aussi quelques limites :

  • En fonction des autorisations données sur les contenus du wiki (clients ou équipe), ceux-ci peuvent modifier ce que vos pages contiennent
  • Nécessite une connexion internet
  • Demande de tenir à jour le wiki pour qu’il perdure
  • Peut être déroutant pour les utilisateurs, s’ils ne sont pas habitués (d’où l’importance de bien communiquer sur son fonctionnement, son objectif et ses atouts)

Comment construire mon wiki ?

Vous poussez votre lecture plus loin, en vous demandant : « mais que vais-je y mettre ? » ? Parfait, c’est que je vous ai convaincu de l’importance de mettre en place votre wiki d’entreprise (oui, une office manager incite à la structuration, c’est son job d’amour 🖤).

Voyons ensemble comment le construire simplement.

📌 Quoi mettre dans votre wiki ?

La construction d’un wiki se pense plutôt pour une utilisation « en interne » de l’entreprise. Ainsi, vous pourriez y placer :

  • Tous les documents utiles et officiels de votre entreprise : KBIS, SIRET, modèles de documents, etc.
  • L’histoire de votre entreprise : sa création, son pourquoi, ses produits et services, son client idéal, etc.
  • Une fiche d’identité présentant les membres de l’équipe (pensez-la plutôt ludique, avec des fun facts)
  • Les documents liés à la communication : les modèles de visuels, les modèles de courriers, les compte-rendus, etc.
  • Une base de données des connaissances et transfert de connaissances
  • Une veille sur les thématiques liées à votre activité et à la concurrence
  • La gestion de projet incluant – peut-être dans le futur – plusieurs personnes (ici on y placera essentiellement la documentation liée à la gestion de ce projet, ou au suivi des dysfonctionnements)
  • Une boîte à idées
  • L’organisation de votre entreprise : tous les process, les moments clés (anniversaire, événements), les temps off de fermeture, etc.

Mais vous pourriez également dédier une partie de votre wiki d’entreprise à « l’externe » pour :

  • Communiquer avec vos clients (cahier des charges, planning, devis, factures, etc.)
  • Présenter votre recherche de collaborateur
  • Freebies, guides, workbook : sous format de bibliothèque

💡 Gardez en tête que la construction doit être simple, efficace en termes de recherche, et surtout collaborative. N’hésitez pas à égayer votre wiki avec des images et des couleurs, c’est toujours plus appréciable à l’utilisation.

📌 Les outils

Vous avez la possibilité de construire votre wiki grâce à des logiciels spécialisés tels que DokuWiki, MediaWiki, ou encore Bloomfire.

Cependant, vous pourriez également opter pour des outils collaboratifs (moins spécialisés dans le wiki mais qui ont d’autres fonctionnalités), tels que Slite ou DropboxPaper.

De mon côté, et sans doute le savez-vous si vous parcourez mes contenus 😉, j’ai eu une préférence pour un autre outil collaboratif qui m’a permis aussi de construire mon wiki d’entreprise, et bien plus encore. Mon envie était de vraiment tout centraliser et d’avoir un outil qui corresponde à mes besoins du moment (petite équipe).

Vous avez deviné ?

Je parle bien sûr de Notion !

📌 Et après ?

Une fois votre espace construit, structuré et joliment coloré, il n’est pas question qu’il ne vive pas ! En effet, sa durée de vie dépendra de sa mise à jour mais aussi de l’adhésion à son utilisation.

Que vous soyez seul à l’utiliser ou en équipe, l’objectif est donc de ne préférer plus que ce support pour centraliser les informations et derniers documents.

Pensez donc à le mettre à jour régulièrement, et à expliquer à vos collaborateurs ou clients comment s’en servir. Vous pourriez créer un petit guide d’utilisation qui sera rangé… dans votre wiki 😊 !

Vous l’aurez compris, créer un wiki d’entreprise, même quand on est freelance, vous simplifiera la gestion de votre entreprise, puisque vous aurez centralisé tous les documents indispensables et informations utiles dans un seul et même endroit.

Mais surtout, il vous permettra de construire les fondations de votre business maintenant mais encore plus lorsque vous déciderez de le partager à vos clients ou d’en faire profiter vos futurs collaborateurs.

👉🏻 C’est pourquoi vous également retrouverez dans la méthode « Apprendre à Déléguer en toute Sérénité », une page dédiée à la construction de votre wiki d’entreprise, dans l’espace Notion que je vous partage.

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