“Je suis solo entrepreneur, je n’ai pas besoin d’optimiser mon back office”.

Gnnnnniii 🚨 (bruit du buzzer).

Voici une phrase que j’ai déjà entendue. Elle est fausse, soyons lucides 🙄. Toute entreprise comptant 1 ou 100 personnes a un fonctionnement interne, et pour pouvoir assurer sa gestion quotidienne, le back office doit être optimisé.

Le back office, c’est l’ensemble des actions et activités liées à votre business, en coulisses. Il vient compléter le front office, qui lui est en interaction directe avec votre client.

➕ Optimiser son back office a pour objectif d’améliorer votre vie d’entrepreneur, et aussi l’expérience client ou utilisateur de vos produits et services.

➕ Son avantage, c’est qu’il sera un accélérateur pour votre activité.

Alors, même lorsqu’on est solo entrepreneur, on doit le soigner, sous peine de le voir se dégrader.

➖ Voici 5 raisons qui font que vous l’affaiblissez.

“Je ne suis pas organisé et mon back office en pâtit”.

 

L’organisation est clairement le premier point que j’aborde. Elle fait partie de toute “stratégie de vie”. Concevoir d’errer chaque jour sans visibilité, c’est courir tout droit vers le chaos interne ⚫.

Dans le business, c’est pareil. Ne pas être organisé peut provoquer plusieurs symptômes bien connus :

  • courir 🏃‍♂ dans tous les sens et s’épuiser car on a le sentiment de ne pas accomplir ou finir une tâche
  • procrastiner ⏱ constamment
  • se sentir sous pression très souvent😤, car les choses s’accumulent
  • ne pas projeter de visibilité 👓 sur vos objectifs et évolutions
  • ressentir une démotivation 🥵

Si dès aujourd’hui vous savez que c’est votre point faible, ne tardez pas, et appuyez-vous de mon billet sur les 7 astuces à appliquer pour ne plus se sentir pressé comme un citron 🍋.

“Je n’investis pas dans l’optimisation, je n’en vois pas l’intérêt”.

 

Pour optimiser, et tirer les avantages énumérés en introduction (je vous les rappelle : amélioration qualité de vie et expérience utilisateur = accélérateur de votre business), il est essentiel d’investir dans et sur votre entreprise, et notamment au cœur même de vos missions quotidiennes.

Je retiens 3 investissements importants à réaliser :

Les outils

Ce sont vos meilleurs amis chaque jour. Qu’ils soient digitaux ou pas, collaboratifs ou pas, payants ou pas, les outils que vous allez utiliser vont nécessairement faciliter votre vie d’entrepreneur. Vous allez les choisir en fonction de vos besoins, vos sensibilités, vos principes, vos expériences. Et si vous avez l’outil parfait, celui qui coche toutes les cases ✅, alors vous ne pourrez qu’être gagnant en efficacité. J’ai – au cours de ces 8 années de freelance – compris qu’il était important d’investir une somme à un moment donné, dans certains outils, car ne pas le faire devenait un point bloquant.

💬  Je vous donne un exemple : depuis 8 ans, j’établissais mes factures et devis sur Excel, ainsi que mes tableaux de bord. Pourquoi ? Parce que le visuel était super important pour moi, et que je pouvais manier mon document comme bon me semblait. De plus, j’avais encore assez de temps pour pouvoir faire tout cela de manière très artisanale (comprenez pas d’automatisation). Sauf que voilà, mon temps j’ai besoin et envie de le placer ailleurs, alors depuis quelques semaines je me suis intéressée à des outils de facturation en ligne, et je fus tentée par Freebe, avec qui j’ai “signé” une période d’essai 😏.

Les ressources humaines

Ne plus freiner son back office, c’est aussi réaliser avec clairvoyance que vous ne pouvez tout faire (temps) ou savoir faire (compétences). C’est là que rentre la dimension d’investissement dans l’humain🤝. Choisir un partenaire expert dans son domaine, pour vous aider à vous épauler dans la mission qui est bloquante pour vous. Là encore, la fausse croyance du : “je n’ai pas l’argent pour investir”, ou bien du “je suis une petite entreprise, je ne peux pas me permettre d’avoir des prestataires” a la peau dure. Car c’est une croyance.

L’argent est souvent la raison énoncée en numéro 1 pour s’auto-limiter. Mais pensez-vous qu’en limitant ainsi votre back office, cela ne vas pas engendrer un impact sur la croissance de votre activité ? Découvrez pourquoi il est important de déléguer quand on est entrepreneur.

💬  Un nouvel exemple : un web-entrepreneur vend ses produits sur son e-commerce. Aujourd’hui, il réalise toutes les tâches de la création, à la mise en ligne et promotion de ceux-ci. Il y passe un temps incroyable, 7/7, et ses revenus ne sont pas hyper mirobolants, selon lui. En confiant une ou toute la partie de ce process-là à un prestataire, il gagne du temps qu’il va déployer sur la création de nouveaux contenus 🆕, qui vont eux aussi générer du chiffre d’affaires. En parallèle, son prestataire effectuera les missions, et fera rentrer plus de chiffre que s’il ne s’était attardé à leur faire seul.

La formation

Investir sur soi, mettre à jour ses connaissances ou faire évoluer ses compétences, c’est aussi un investissement non négligeable. En quoi cela va vous aider dans la gestion de votre back office ? Tout simplement en améliorant celui-ci et vous-même, vous transmettrez cette montée en puissance dans vos produits et services, et donc vos clients seront plus attirés par votre expertise pour les aider concernant leur problématique. 👀 En d’autres termes : ne pas se reposer sur ses acquis et toujours aller de l’avant pour anticiper et répondre au mieux à sa clientèle cible.

💬  Si je prends l’exemple de mon métier d’office manager : pensez-vous que je puisse travailler à distance aux côtés d’entrepreneurs tous divers et variés dans leur cœur de métier, sans avoir une soif d’apprendre sans cesse de nouveaux outils, nouvelles procédures, et culture d’entreprise ? Oui, je pourrais, mais je ne ferais pas long feu 🥴, et au bout de 8 ans, je crois qu’on peut dire que ce n’est pas mon cas 🤪.

“Je ne mets pas en avant mon produit ou service”.

 

Oui, cela arrive. Le produit (ou service) seul ne suffit pas pour vendre. Mettre ses tripes d’entrepreneur, créateur de ce produit/service, sur la table c’est de cela qu’il est question. Vous le connaissez, vous l’avez créé, monté, testé, exploité, eh bien il s’agit aujourd’hui de le faire découvrir à la terre entière 🌍 (oui, les frontières sont dans la tête).

Alors comment procéder ? Un seul mot : la stratégie. Préparer votre argumentaire, expliquer simplement mais avec passion pourquoi vous présentez cela à vos potentiels clients, montrer les atouts et réels bénéfices. Tout ceci rentre dans le cadre back office marketing. Ne pas avoir ce pôle mis en place dans votre business, c’est comme murmurer “eh oh, je suis là” dans une foule en plein concert de Hard Rock 🤘.

“Canaliser mes idées ? Je ne le fais jamais !”

 

Encore un frein que vous vous mettez, ce qui fait que votre back office peut se dégrader. Une des essences de l’entrepreneuriat, c’est avoir la liberté 🌟 de créer, toujours créer. Alors si une fusée 🚀 pleine d’idées amorce son atterrissage, mais a oublié les parachutes, que va-t-il se passer ? Le crash assuré 💥 ! Bon OK, ma métaphore est un peu exagérée. Mais c’est l’image que j’en ai, quand on me dit que l’exploitation d’idées ne se fait pas.

Canaliser vos idées, cela va vous donner de la matière pour maintenant ou plus tard. Optimiser ses pensées, c’est une bonne façon de croire en vous, vous organiser, et défaire votre charge mentale.

Je vous propose un rituel simple, mais efficient, pour combiner tout cela : 

  • noter vos idées par écrit, dès qu’elles arrivent (en version papier ou numérique)
  • classifier : ne notez pas tout en vrac, faites des pages dédiées ou modules, pour mieux les retrouver
  • exploiter celles-ci en notant des mots-clés, deadlines, émotion qui vous traverse à ce moment-là, voire le contexte de naissance de cette idée
  • passer à l’action : ne laissez pas vos idées uniquement par écrit, commencer à les décortiquer pour les “accoucher”.
  • mettez en place des process : une fois décortiquée, l’idée va se développer en différentes étapes pour atteindre son but, de là vont naître vos process (lisez comment je procède : optimisation process).

“J’ai l’impression de ne jamais me reposer”…

 

Je suis allée chercher pour vous la définition du mot “optimiser” : donner le rendement optimal en créant les conditions les plus favorables ou en en tirant le meilleur parti possible. Vous voyez où je veux en venir ?

Les 4 précédentes raisons énumérées plus haut deviennent la conséquence de la 5ème. Ne pas avoir l’impression de se reposer, et donc avoir les batteries à plat en début, milieu ou fin de semaine. C’est pour cela que le slow business 🍀 est devenu vraiment un mode de fonctionnement dans mon entreprise, et que je m’emploie à le déployer aux entreprises de mes clients.

Se sentir constamment dans la course, en se demandant parfois après quoi on court, on perd doucement mais sûrement en énergie. Et ce n’est juste pas possible, vous êtes un humain qui a besoin de vivre pleinement sa vie🧘‍♀, sans se sentir essoré. J’y tiens, prendre soin de soi est la première mission qui vous incombe.

Le pilotage d’une entreprise passe obligatoirement par un back office digne d’un pilier. Vos fondations seront donc solides à toutes épreuves.

Quand on est solo entrepreneur, il n’est pas toujours limpide de prendre conscience de ces aspects. Peut-être que les 5 raisons que j’ai mentionnées étaient une norme pour vous, ou quelque chose d’inconscient.

Un back office non optimisé pourra devenir un front office chaotique, venant écourter votre expérience entrepreneuriale 🤚. Pensez-y .

⚡ Testez-vous : je vous propose un petit quizz pour connaître vos bonnes ou mauvaises pratiques en termes de gestion de back office. Vous me partagez vos résultats en commentaire ?