En cette fin d’année, l’heure est aux bilans pour moi. J’utilise intentionnellement le pluriel, car plusieurs bilans se dressent quand on est chef d’entreprise : l’activité, les différents pôles (pilotage, commercial, administratif, marketing), la gestion de ce qui a été positif ou négatif, sa propre personne et ses désidératas 🌟. C’est pourquoi, en faisant le bilan de ma journée type d’office manager, je me suis dit qu’il était plutôt sympathique de partager cela avec vous.

🍋 Avant toute chose, sachez qu’une journée type chez moi se compose toujours de la même base, et viennent s’ajouter des urgences. Eh oui, mon rôle est de m’assurer que le back office de mes clients soit opérationnel et optimisé quotidiennement, mais je ne peux prévoir les imprévus, ainsi je dois souvent glisser des moments plus tendus dans mon planning. Enfin, ma journée est établie en fonction de mon rythme circadien, qui peut aussi varier, c’est pourquoi il faut de la flexibilité et adaptation.

 

Mes collaborations déterminent ma journée type

 

Pour que vous compreniez comment mon organisation quotidienne en est arrivée là (sous-entendu le nombre d’heures travaillées), je vais préciser quelle est mon activité aujourd’hui.

👉🏼 Je suis le bras droit de 5 solopreneurs qui ont tous une activité différente (une vraie richesse au quotidien 🙏🏻). Mes missions ne sont pas en “one shoot”, mais bel et bien sur une continuité de la gestion quotidienne de ces 5 business ! À cela s’ajoute le 6ème, ma propre entreprise. Mes clients m’ont sollicité pour gérer leur back office (de manière polyvalente), afin qu’ils puissent gagner en sérénité. Il est donc indispensable pour moi de pouvoir articuler mes journées en fonction de leurs besoins.

 

Ma journée type d’office manager se décompose en 5 parties

 

Comme je vous le disais, ma journée type a une structure quotidienne, c’est celle que j’ai choisie de vous détailler. Ma semaine ressemble donc à cette journée X 5 jours.

 

7 h 30 – 8 h 15

 

Après un réveil matinal(entre 5 h et 6 h), je démarre ma journée en checkant tous les mails réceptionnés (donc si vous avez bien suivi : 6 entreprises en tout). Je réponds aux plus urgents, et rajoute dans mon planning les tâches impératives en termes de deadlines à ce moment-là.

Je m’occupe aussi de scruter mes réseaux sociaux et de répondre aux questions, commentaires, etc. J’en profite pour publier des communications spontanées (type story), pour le reste de ma communication, plus besoin de m’en préoccuper car elle est planifiée via mon outil chouchou français Swello.

La particularité du lundi matin, c’est que j’ajuste mon agenda et mes to do(ux) en fonction des besoins clients, cela peut arriver également en milieu de semaine mais c’est plus rare.

 

8 h 15 – 12 h 00

 

Toute la matinée, j’alloue au moins 3 blocs temps à 3 clients. Si le bloc temps ne vous parle pas, je vous conseille de lire mon article à ce sujet, sans eux, il serait impossible pour moi de gérer une journée !

Le matin, je suis plus productive, je vais donc m’attacher à réaliser les missions qui demandent beaucoup de concentration et de stratégie.

Pour gérer les multi-tâches qui me sont confiées, j’utilise Trello essentiellement. Cet outil me permet de suivre le process que j’ai mis en place, afin de ne rien oublier. Si toutefois un process est à créer, c’est aussi le matin que je privilégie de le faire.

Enfin, je cale au maximum les call 📞 avec mes clients durant les matinées.

Juste avant la pause déjeuner, je prends quelques minutes pour faire un tour sur les réseaux, et réagir aux contenus qui m’interpellent.

 

12 h 00 – 13 h 00

 

L’heure de la pause déjeuner 🍴. Elle est primordiale pour moi, et je ne la zapperai pour rien au monde (“Y a pas à dire, dès qu’il y a du dessert, le repas est tout de suite plus chaleureux !“). Levée tôt, mon ventre crie famine et j’ai besoin de souffler de ma matinée productive, car mon rythme naturel est basé sur le matin : je suis plus efficace à ce moment-là. Je profite pour déjeuner, m’aérer et m’occuper de ma 4 pattes 🐾. Je mets un point d’honneur à ce moment off, car je m’octroie peu de pauses durant la journée (point à améliorer).

 

13 h 00 – 17 h 00 (et plus si affinités)

 

Bon, je vais être honnête, l’horaire de fin n’est pas très souvent respecté 🙊, pourtant cela fait bien 8 heures que je travaille quasi non-stop, mais à l’heure où j’écris ce billet, les journées se terminent plutôt entre 18 h 30 et 19 h 00. Et pour cause, cette année j’ai beaucoup de choses à mettre en place pour le business de mes clients, du fait que l’année fut particulière, mais aussi et surtout parce que nous avons démarré notre collaboration (4 business en 2020) et qu’il y a donc de l’implémentation et mise en place de process, plus évidemment l’exécution.

Mes après-midis sont aussi découpées en bloc temps, en général pour 2 clients. J’essaye de privilégier les tâches plus chronophages, et celles qui demandent de la créativité (exemple création de template), car j’ai remarqué que c’est plus efficient dans mon rythme.

Je dédie aussi les moments de prise de contact en front office de mes clients, ce qui est plus rare (j’exerce plus mes missions en back office).

Le vendredi après-midi est entièrement dédié à la gestion de mon entreprise 🤘🏼. Car il ne faut pas omettre cette partie quand on est entrepreneur. Depuis 2020, c’est une nouveauté. Avant, je le faisais au fil de l’eau, voire le week-end. Il arrive encore parfois que ce créneau déborde sur le samedi ou dimanche, mais je tente au maximum de l’éviter.

Ma fin de journée se termine en retournant sur les réseaux, vrai canal de ma communication.

 

Soirée – max 21 h 30

 

Je suis une marmotte 😴, si je n’ai pas à minima 7 heures de dodo, vous n’obtiendrez pas grand chose de moi le lendemain. L’idéal est que je puisse dormir 8 heures pour avoir une pêche d’enfer… Si vous faites le compte : dodo 21 h 30 – réveil en moyenne à 5 h 30 = 8 heures ! Le compte est bon. 😃

Ma soirée est dédiée à la détente et au seul moment passé avec mon mari, s’il n’est pas au travail lui-même.

 

Mes souhaits pour 2021

 

Le fait de faire un bilan de sa journée/semaine voire mois type, cela permet également d’avoir du recul sur les points bloquants et l’optimisation possible.

Je profite de la rédaction de cet article, pour poser noir sur blanc mes améliorations souhaitées (et donc leur mise en place) pour l’année à venir. Voici ce qui va changer :

  • sport : la sédentarité est trop présente aujourd’hui (45 à 50 heures assise à mon bureau, damned !). Je pense l’injecter en début de journée, car l’ayant déjà testé, cela me donne beaucoup d’énergie pour le reste de la journée.
  • moments détente durant la semaine : ne pas subir son planning et s’accorder des moments qui reboostent aussi l’état d’esprit.
  • équilibre entre ma vie prof et perso
  • plus de temps pour d’autres actions (ou évolution de mes collaborations) grâce à mon assistante qui démarrera ses missions en janvier !