Le process pour apprendre à déléguer en toute sérénité

La délégation fait partie intégrante de toute entreprise en croissance, car elle est garante de son agilité. La réticence à lâcher prise et déléguer constitue un réel cercle vicieux pour l’entrepreneur, qui va imposer ses propres limites à la bonne santé de son entreprise. Le process pour apprendre à déléguer peut sembler une montagne 🗻 quand c’est la première fois.

Mais… après la lecture de cet article, vous n’aurez plus d’excuses pour démarrer votre démarche 😉.

Et pour aller plus loin, vous pouvez vous former et avoir tous les process déjà en main avec ma méthode “Apprendre à déléguer en toute sérénité”.

Alors… Inspirez, expirez, vous managez !

Préparer la passation interne en clarifiant vos besoins

La première chose à faire lorsqu’on souhaite déléguer, c’est de préparer la passation.

Faites le point sur ce qui caractérise le bon fonctionnement de votre entreprise et votre fonction, vous pourrez à ce moment-là clarifier ce qui peut être délégué.

Listez toutes les tâches 

Pour pouvoir connaître vos besoins, je vous suggère de lister toutes les tâches réalisées 📑 chaque mois et de les catégoriser (voire sous-catégoriser) puis quantifier.

Vous pourriez utiliser un outil en ligne, gratuit et collaboratif comme Notion, qui vous servira aussi durant la collaboration.

Voici à quoi votre liste pourrait ressembler :

🎁 Téléchargez gratuitement la roadmap pour préparer votre délégation.

Faites le point

Une fois la liste en main, demandez-vous quelles sont les tâches où vous n’injectez pas votre valeur ajoutée, celles qui vous plaisent plus que d’autres, celles qui peuvent être facilement exécutées par une tierce personne 👤.

Organisez et préparez les instructions

Enfin, préparer les process (ils peuvent être écrits ou filmés) de toutes ces tâches, afin que votre futur collaborateur puisse savoir comment vous souhaitez que ce soit réalisé.

La création de process demande du temps, mais permet également de s’interroger sur les méthodes utilisées jusqu’ici.

AVANTAGE : bien cadrer et définir son besoin de délégation en amont, cela va assurer 25 % de la réussite de votre délégation (les autres 75 % se situeront sur le choix de la personne et le fonctionnement quotidien).
Vous aurez les idées claires sur quelles tâches seront externalisées et pourrez déterminer là où votre contribution est la plus utile.
En bonus : des créneaux de travail libérés pour – enfin – travailler sur vos objectifs !

Définir le profil et les compétences de votre futur collaborateur

La deuxième étape après le « quoi », c’est le « à qui » ?

En fonction de votre liste de tâches, vous pourrez définir plus facilement à qui vous allez accorder votre confiance.

Il y a plusieurs façons de procéder dans cette dimension « ressources humaines » ; mais l’objectif est bien de placer la bonne personne sur la bonne mission.

Que vous soyez focus sur des compétences, un profil, un feeling, une recommandation, gardez en tête que la confiance 🤝 sera une attraction forte dans la réussite de votre collaboration.

AVANTAGE : se demander qui l’on souhaite à ses côtés, pour accomplir la mission, c’est aussi partir en introspection de nous-mêmes.
Réfléchir au profil et compétences de votre futur partenaire de travail, c’est piloter au mieux votre entreprise vers la trajectoire de vos objectifs.
Créer une carte d’identité du collaborateur idéal est un moyen attractif de l’attirer à soi.

Fixer les objectifs souhaités et délimiter le champ d’action

Lorsque l’on exécute soi-même les missions, on sait pourquoi et comment, et comme nous sommes seuls aux commandes, on ne s’interroge pas sur le champ d’action.

Maintenant que vous allez déléguer, il est essentiel de mettre en place des objectifs clairs (donc qu’est-ce que j’attends de mon collaborateur) et de délimiter les frontières 🔲.

Énoncez avec précision les rôles de chacun et les objectifs à atteindre : contexte de la mission, impact sur l’entreprise, et le résultat que vous en attendez.

Pour déléguer efficacement, votre partenaire doit comprendre de manière simple, chiffrée (échéance) ce que vous attendez de lui.

✖️ L’erreur à éviter est de penser que « c’est du bon sens ».

N’oubliez pas que c’est votre entreprise, votre stratégie, vos façons de faire, donc en bon pédagogue, transmettez tous ces éléments précieux à celui ou celle qui va réaliser la tâche à votre place.

Mettez à disposition toutes les ressources nécessaires à la tâche, et commencez à faire confiance à votre collaborateur, en lui laissant de l’autonomie (c’est ainsi qu’il pourra aussi déployer toute son expertise).

AVANTAGE : la feuille de route est primordiale dans toutes fonctions occupées dans une entreprise (même quand on est freelance !).
L’avantage de fixer des objectifs clairs, c’est que le délégataire saura où il doit aller, et comment, et vous pourrez ainsi être plus apaisé dans la transmission de ces missions.

Communiquer pour consolider

Vous externalisez certes, mais ne pensez qu’il s’agit uniquement de se débarrasser d’une simple tâche, pour ne plus s’en préoccuper.

Il est important de faire part de votre stratégie d’entreprise 💡 à votre prestataire, car ainsi vous aurez une vision commune de la tâche et il pourra donner plus de sens à son travail.

Restez à l’écoute tout au long de l’exécution de la tâche que ce soit les difficultés rencontrées ou les suggestions d’amélioration.

La communication sera un atout phare dans votre collaboration, ne la négligez pas.

AVANTAGE : communiquer va venir consolider le sens de la tâche déléguée, les compétences et le savoir-être requis de votre collaborateur. Il va se sentir encore plus intégré dans votre business, et pourra ainsi donner le meilleur de lui-même.
Il pourra également être force de propositions. Si on ne comprend pas quel impact fort à notre travail, la démotivation peut pointer le bout de son nez.

Appliquer une supervision équilibrée

Si cela vous a échappé, je vous le dis : ça y est, vous êtes un manager 😏 au sein de votre propre entreprise !

Votre rôle sera de réunir toutes les bonnes conditions pour que votre collaborateur puisse mener à bien la mission mandatée.

La confiance s’instaura de fil en aiguille, d’autant plus si les premières étapes du process de délégation sont bien menées.

Vous allez devoir aussi assurer une supervision équilibrée, autrement dit allouer plus ou moins de temps au début, pour former le nouvel entrant ; puis vérifier de temps en temps que les tâches sont bien réalisées.

Cependant, prévoyez quelques semaines d’adaptation.

Pour optimiser au mieux cette partie, je vous conseille d’établir un calendrier des formations, puis des mini bilans ou débriefs au moins deux fois par mois.

Cela permet d’ajuster et de faire des retours (dans un sens comme dans un autre). Il est fort agréable de pouvoir faire ce type de point avec un état d’esprit bienveillant, tout en soulignant les axes de progression ou évolution.

Apprenez également à souligner les points positifs. Vous seriez peut-être même étonné de vous apercevoir que d’autres font mieux que vous sur certaines tâches !

Attention toutefois à ne pas tomber dans le travers de l’hyper contrôle ou de la micro gestion.

AVANTAGE : un bon leader forme correctement ses collaborateurs, afin qu’ils gagnent en autonomie et puissent devenir proactifs dans les évolutions de leurs missions.
Faire régulièrement des retours en équipe. Vous êtes un chef d’entreprise et votre prestataire est là pour vous seconder, et réduire votre charge de travail.
Superviser et exprimer ce qui convient ou pas permet d’instaurer un climat de confiance et d’écoute, et permet de comprendre ce que l’autre attend de nous.

Souhaitez la plus grande autonomie

En déléguant, vous prenez donc le parti d’optimiser vos journées de faire grandir votre entreprise.

Cependant, ne vous y trompez pas, il est peu probable que vous trouviez votre double exact en termes de prestataire, et c’est tant mieux !

En effet, en ayant un profil proche de ce que vous souhaitez, mais qui vient aussi vous compléter vous accepterez qu’il n’existe pas « d’autre vous », et donc vous allez implémenter le fait que l’autonomie dans les tâches déléguées est primordiale.

Cela viendra également illustrer la reconnaissance professionnelle que vous donnez à votre prestataire, vous allez vous enrichir mutuellement sur ce plan.

Durant le process, le délégataire pourra venir vous demander de résoudre des points bloquants 🤔 et vous allez goûter au fait de dénouer une situation ensemble, telle une équipe solide.

AVANTAGE : déléguer ne veut pas simplement dire « donner une tâche à quelqu’un », c’est concevoir et construire une relation interne à votre entreprise, où vous pourrez également en tirer profit.
L’autonomie d’un collaborateur viendra vous rassurer sur vos choix, voire élargir les missions confiées, grâce au professionnalisme dont il aura fait preuve et la confiance installée.

Adopter le leadership

Une vision claire, la capacité d’influencer et de motiver, et de bonnes compétences en matière d’écoute et de communication sont les trois qualités essentielles des grands leaders.

Parce que vous avez choisi de déléguer, vous devenez un leader 🙆‍♂️ dans votre entreprise.

Le leadership, c’est l’attitude du leader : être capable de guider et inspirer.

Si vous adoptez le leadership dans la délégation, il est fort à parier que vous allez déployer de belles et grandes ressources, personnes, compétences au service de votre activité.

AVANTAGE : le leadership est une attitude saine dans l’organisation de votre business : mettre l’accent sur l’humain et l’écoute, pour faire évoluer les personnes et votre entreprise, c’est instaurer une relation gagnant-gagnant recherchée par tous et toutes.

Vous l’aurez compris, déléguer ne s’improvise pas sur un coup tête.

En suivant ce process pour apprendre à déléguer, vous allez construire une collaboration sur une base solide, et en finalité gagner en sérénité ⭐ !