La délégation est un élément qui vous trotte dans la tête de plus en plus : les journées sont très intenses et courir après le temps n’est pas votre activité fétiche. Afin de vous épauler quotidiennement, vous pourriez opter 💡 pour travailler à distance avec une office manager, qui sera votre alliée dans les différents pôles de votre business.
En effet, « la gestion de bureau » est une profession qui comporte la conception, la mise en œuvre, l’évaluation et le suivi des process au sein d’une entreprise dans l’objectif d’améliorer la productivité et l’efficacité.
Une office manager va venir vous soutenir 🙋♀️ dans les missions quotidiennes, mais va aussi coordonner les différents prestataires intervenants au sein de votre affaire.
Il est temps de déléguer : audit de la situation
Que ce soit le manque de temps ou le fait que vous ayez noté que pour certains aspects de votre business vous n’injectez pas votre valeur ajoutée (soit vous n’avez pas la maîtrise, soit c’est complètement éloigné de votre cœur de métier), cela génère un sentiment de frustration 😠.
Aujourd’hui, vous êtes décidé à préposer certaines missions à un prestataire externe concernant la gestion du fonctionnement de votre entreprise.
Le premier point : il est important que vous définissiez clairement le champ d’action que vous allez lui confier, ce qui est essentiel pour vous tant sur les manières de faire que le savoir-être.
Pour vous aider à définir les tâches et le niveau de délégation, vous pouvez télécharger 🎁 la roadmap pour préparer votre délégation.
👉 Et si à ce stade l’envie de missionner une office manager freelance vous pose encore question, sondez à quel niveau vous vous trouvez dans ces deux listes :
| ✅C’est fait pour moi, si : | ❌Ce n’est pas fait pour moi, si : |
|---|---|
| J’ai identifié mes besoins de manière claire | J’ai du mal à accorder ma confiance |
| Je ressens le besoin de me faire épauler | Je ne suis pas du tout à l’aise avec les outils collaboratifs |
| J’aime travailler en équipe et m’enrichir d’une relation pro | Je n’ai pas l’envie de l’intégrer dans mon business |
| J’ai des objectifs bien précis et sais où je vais | Je préfère être dans la même pièce que ma collaboratrice |
Préparez votre collaboration à distance
La recherche de sa future collaboratrice :
Une fois que vous savez quelles missions vous souhaitez déléguer, il est temps de partir à la recherche de votre future collaboratrice.
Vous devez vous faire une idée précise (comme pour votre client idéal finalement) de ce à quoi elle va ressembler 🧐 en termes de compétences, attitude, savoir-faire et expertise déjà en main.
Pour partir en quête de celle-ci, aidez-vous de votre cercle professionnel, consultez internet (les “à-propos”) et les réseaux sociaux pour découvrir les différents prestataires, postez une annonce pour faire venir jusqu’à vous les personnes disponibles et intéressées, échangez avec quelques-unes pour déclencher vos ressentis ✨.
Vous pouvez aussi contacter le collectif Office lab qui réunit bon nombre de profils de métiers du back office pour trouver votre perle ! Je suis l’une des ambassadrices depuis sa création, et je peux vous garantir de la qualité de ses membres 😉.
Le cadrage de votre association :
Chouette, vous avez trouvé votre office manager, celle qui va vous accompagner tous les jours !
Maintenant, il est primordial de cadrer votre association par un contrat (ou entente de service, ou cahier des charges) qui va énumérer 📑 clairement les missions externalisées, leur cadre, les objectifs fixés, le temps défini alloué pour vos besoins, et le montant de la prestation.
Si vous rencontrez une difficulté à rédiger ce cahier des charges et bien spécifier les missions, l’office manager sera à même de vous aider (elle démontrera d’ailleurs là sa première compétence : analyse et synthèse), n’hésitez pas à la solliciter 😊.
La communication toujours de mise sera :
En amont de votre collaboration, pendant et même après, la communication 🗣 devra être la règle d’or au sein de votre délégation.
Elle permettra d’échanger, d’apprendre à se connaître, d’instaurer un climat de confiance, et de dépasser les non-dits qui peuvent faire tourner au vinaigre une complicité professionnelle.
Organisez le travail entre vous et votre office manager à distance
Si jusqu’ici vous aviez l’habitude de travailler seul, ce n’est plus le cas désormais : vous avez à vos côtés une office manager très expérimentée qui intégrera pleinement votre entreprise.
Il va falloir lui expliquer votre fonctionnement, les outils que vous utilisez, ce sur quoi vous voulez qu’elle intervienne et ce sur quoi vous avez besoin de son expertise.
Dès cet instant, l’office manager va vous guider 🔛, car c’est son job : elle va vous poser des questions, comprendre ce qui peut être optimisé, ce qui peut être clairement abandonné car inutile, et être anticipatrice sur bien des aspects.
Elle mettra en place des outils collaboratifs, tels que par exemple Google Drive, Trello, Slack, Zoom, Teams, Dropbox, Notion, etc. ; et instaura des briefs hebdomadaires pour assurer le suivi des missions confiées (reporting, brainstorming, points bloquants, éléments à transmettre, etc.).
Elle va s’adapter à votre façon de travailler, mais va souligner (avec toute la bienveillance 😉 dont elle fera preuve) ce qui peut être amélioré et perfectionné.
⚡ Son objectif doit être axé sur l’augmentation de l’efficacité et productivité de votre entreprise.
✖️ Les erreurs à éviter quand vous travaillez à distance avec une office manager :
- Ne pas lui communiquer vos besoins et vos craintes
- Être imprécis sur vos objectifs
- Ne pas faciliter le travail collaboratif (rétention d’infos par exemple)
- Évincer le lâcher prise sur les missions à déléguer (la confiance se gagne progressivement)
- Éviter de faire du reporting ou des réunions permettant de créer un lien
En synthèse
La délégation est un levier puissant 📈 pour toute entreprise souhaitant poursuivre sa croissance, tout en évitant de se mettre des bâtons dans les roues en ne mettant son focus que dans l’opérationnel.
C’est également une bonne manière et d’enrichir son quotidien avec une relation humaine de proximité.
Ainsi, bien choisir sa collaboratrice est le premier élément déterminant, cadrer la collaboration est essentiel et évitera bien des désagréments. Enfin l’organisation de votre association sera le pilier de votre réussite.
Si vous vous demandez comment mettre en place cette première délégation (tâches à déléguer, comment s’organiser, et quel profil rechercher) vous pouvez réserver un “Ticket 🎟️ avec Caro” : une séance de consulting où je vous préconise un plan d’action simple mais qui vous permettra d’aller plus vite vers votre objectif, en évitant les embûches !
