Piloter une entreprise n’est pas une tâche facile, voire souvent un long apprentissage. Cela nécessite une planification minutieuse, des stratégies efficaces et une gestion rigoureuse des opérations quotidiennes. Pour rendre cette tâche plus facile, il est important de créer des process solides et efficients.
Dans cet article, nous allons voir ensemble 3 process clés que vous pouvez créer pour piloter votre entreprise de manière efficace.
ℹ️ Ce billet de blog est le premier d’une série de 4 articles. Il vont vous permettre la création d’un référentiel des process pour chacun des pôles de votre entreprise : le pilotage et la stratégie, le marketing et la communication, l’administratif et les finances, et enfin le pôle commercial.
Process : création et suivi des projets et objectifs
La mise en place et la vérification régulière des projets et des objectifs sont essentielles pour assurer le succès de votre entreprise. Pour ce faire, vous pouvez mettre en place un processus qui consiste à définir des objectifs clairs et mesurables pour chaque projet, à allouer les ressources nécessaires et à établir un calendrier réaliste. Aussi, vous pouvez également créer un tableau de bord pour suivre les progrès et les résultats.
Il est important de noter que la mise en place et la vérification des projets et des objectifs est un processus continu. Il ne suffit pas de définir des objectifs une seule fois et de ne plus y revenir. Penser à réévaluer et ajuster les projets et les objectifs en cours de route pour s’assurer que vous êtes sur la bonne voie pour atteindre le succès.
Je ne vous le cache pas 😉, c’est LE process que je mets en place en premier chez mes clients.
Piloter son entreprise en ayant une visibilité, c’est assurer de toujours faire les bonnes actions au bon moment, et de maximiser son temps pour atteindre les résultats voulus.
💡 Quelles sont les principales étapes à réaliser ?
I. Définir quels sont vos objectifs pour l’année, voire les suivantes
✔️ exemple : croissance de votre mailing list
II. Acter quels sont vos projets, reliés à ces objectifs, que vous souhaitez mener
✔️ création d’un lead magnet thématique à forte valeur
III. Organiser vos idées dans un outil dédié
✔️opter pour un outil comme Notion et créer une base de données projets et une base pour les objectifs, en injectant les KPI et propriétés importantes (année, deadline, pôle entreprise, avancement, qui est en charge du projet, détail du projet, to do, etc.)
✔️ décortiquer le projet en étapes
✔️ choisir votre thématique cible qui réponde à un besoin
✔️ rédaction du contenu de votre freebie
✔️ mise en forme de celui-ci
✔️ organiser le lancement
✔️ planifier la communication annuelle de ce nouveau support
✔️ organiser votre to do list selon les différentes tâches à réaliser sur la période consacrée
✔️ rendre public votre projet et le lancer pleinement
Process : veille concurrentielle et apprentissage continu
La veille concurrentielle et l’apprentissage continu sont des processus clés pour rester compétitif sur le marché. Pour cela, vous pouvez créer un processus de veille concurrentielle qui consiste à surveiller les activités de vos concurrents, à analyser les tendances du marché et à identifier les opportunités émergentes.
Egalement, vous pouvez mettre en place un processus d’apprentissage continu, qui vous encourage à vous former régulièrement, à participer à des conférences ou à des événements.
L’apprentissage continu est central pour développer vos compétences. Rester à jour sur les dernières technologies et stratégies sont indispensables lorsqu’on est entrepreneur (et donc seul à s’autogérer).
💡 Comment mettre en place ce process ?
I. Planifier un bloc temps de veille chaque semaine dans votre agenda
✔️ réserver un moment opportun en fonction de votre rythme, pour prendre connaissance de votre veille (exemple, je suis plutôt moins productive à partir de 16h, c’est donc à ce moment-là que j’ai choisi de bloquer du temps pour lire ce contenu)
II. Cerner quels sont les canaux intéressants pour réaliser votre veille et s’inscrire à ces contenus pour les recevoir directement dans votre boîte mails
✔️ que ce soit via les comptes sur les réseaux sociaux ou les articles de blog, vous avez la possibilité de recevoir ces contenus via un agrégateur de flux RSS comme Feedly
III. Implémenter le contenu qui va vous servir
✔️ lire c’est bien, en tirer des apprentissages, c’est encore mieux ! En fonction de vos lectures, n’hésitez pas à prendre des notes pour pouvoir les exploiter plus tard (centralisez-les dans un endroit dédié, par exemple une base de données organisée selon les prises de notes et sujets).
IV. Sélectionner les formations qui vous seront utiles pour votre montée en compétences
✔️ vous avez cerné vos points faibles ou vous avez envie d’apprendre de nouvelles choses (nouvel outil, nouvelle compétence, etc.) ? Faites une veille sur les formations existantes, et comparez-les pour vous assurer de retrouver ce dont vous avez besoin. Puis, planifier des temps spéciaux durant l’année pour les suivre.
Process : organiser des réunions d’équipe
Un entrepreneur entouré de freelances au sein de son équipe, doit savoir manager celle-ci pour que le pilotage de son entreprise soit le plus fluide possible.
Les réunions d’équipe sont importantes pour maintenir la communication ouverte et transparente. Elles permettent également de résoudre rapidement les problèmes et de prendre des décisions importantes en groupe. Les réunions d’équipe doivent être régulières pour s’assurer que tous les membres de l’équipe soient au courant des mises à jour et des progrès.
💡 De quelle façon mettre en place ce process ?
I. Planifier la fréquence des réunions sur l’année
II. Informer en amont vos collaborateurs des dates retenues
III. Établir un ordre du jour clair et le partager
✔️ choisir un outil collaboratif (Google Doc ou Notion par exemple) pour créer une trame d’ordre du jour
✔️ mettre ce document à disposition des membres de l’équipe bien avant la réunion (1 mois au moins) pour qu’ils puissent également noter les points à aborder
✔️ placer les éléments à discuter ensemble, par ordre de priorité
✔️ prévoir un encart pour le compte-rendu : vous pouvez proposer la rédaction du compte-rendu à tour de rôle
✔️ établir une to do list globale reprenant chaque décision et action à réaliser, afin que tous les collaborateurs aient leur liste de tâches
IV. S’appuyer de ce document pour la prochaine réunion, et ainsi analyser les points réaliser et ceux à affiner
Nota : si vous suivez régulièrement mon contenu, vous savez que j’adore Notion. C’est donc avec cet outil que j’ai mis en place ces 3 process pour piloter mon entreprise. C’est un outil de gestion de projets et de collaboration en ligne. Notion offre une grande flexibilité grâce à sa capacité à créer des bases de données, des tableaux et des pages personnalisées.
👉🏻 Ce qu’il faut retenir :
Un process, c’est une méthodologie précise qui vous sert à réaliser un travail ou une partie d’un travail pour – ici – piloter votre entreprise.
En créant ces processus clés et en utilisant des outils de gestion de projets modernes comme Notion, vous pouvez gouverner votre entreprise de manière efficace.
Je vous recommande de créer au moins ces 3 process, mais évidemment, il y en a d’autres à instaurer au sein de votre business.
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