On m’interroge souvent sur le type de missions que l’on peut confier à une office manager freelance au sein de son entreprise, que l’on soit solopreneur ou pas.
🙄 Car le constat est là : “le besoin de déléguer et intégrer une nouvelle personne à l’équipe c’est OK, mais à quoi vais-je la préposer ?”
J’aimerais en premier lieu éclaircir avec vous ce qu’est une office manager freelance, et ce qu’elle n’est pas.
C’est un terme de plus en plus usité en France, mais parfois on ne sait pas trop la différence entre tous les métiers dits de « supports » qui existent.
La définition d’une office manager
Je féminise mon titre, peut-être un peu vite, car oui il existe aussi des offices managers au masculin, voilà, au moins, c’est dit 🙃.
L’office manager, traduit littéralement « manager du bureau », est un point d’ancrage dans le fonctionnement de votre entreprise.
C’est la personne qui va avoir une vision à 360 degrés de tous les pôles de votre gestion, et qui agira selon des missions spécifiques. Souvent dénommée également « bras droit », l’office manager freelance pourra vous seconder tant sur l’aspect stratégique qu’organisationnel.
🤔 Alors quelle différence avec une assistante ?
Eh bien la limite est mince dans le vocabulaire, mais grande dans la posture.
En effet, l’assistante sera là pour vous épauler, mais selon des directives claires. Elle anticipera certaines tâches et vous apportera son regard sur l’organisation.
Alors qu’une office manager va plus largement vous accompagner dans la structuration 🔨 de votre entreprise par le biais de process et d’optimisation, et vous secondera dans la gestion de projet. Elle aura aussi des compétences qui lui sont propres.
Sur le point de déléguer à une office manager, comment procéder ?
C’est décidé, vous avez besoin de déléguer à une office manager, mais avant de contacter une potentielle prestataire, il y a une 📑 mini roadmap que je vous suggère en téléchargement gratuit, afin de préparer la délégation.
L’objectif étant que vous vous sentiez à l’aise avec votre collaboratrice, mais qu’elle puisse également répondre à vos besoins selon une feuille de route cadrée.
Les 16 astucieuses missions que vous pouvez confier à une office manager freelance
Maintenant que vous savez à qui et comment vous y prendre 😏, voici la liste – non exhaustive – des missions que vous pourriez déléguer à votre office manager, ce véritable couteau suisse :
Les missions dites stratégiques et d’optimisation :
- Création de vos process et optimisation de ceux-ci
- Choix des outils les plus adaptés pour votre business
- Échanges constructifs autour de vos stratégies, tel un bras droit, elle viendra vous apporter un regard extérieur et des solutions
- Gestion de vos (futurs) partenariats
- Soutien à votre organisation quotidienne en optimisant votre planning
- Rétroplanning de vos projets
- L’organisation de vos évènements en ligne ou en présentiel
- Point d’ancrage entre vos différents prestataires (elle sera votre seul canal et centralisera)
- Reporting des actions hebdomadaires faites par votre équipe
Les missions plus opérationnelles :
- Onboarding et offboarding des clients – étudiants
- Suivi du budget et pré-comptabilité en lien avec votre cabinet comptable (attention, certaines tâches sont réglementées)
- Traçabilité de vos commandes fournisseurs et gestion de stock
- Gestion administrative du quotidien et en lien avec les différentes Administrations
- Chouchoutage de vos clients en termes de customer care (service clients)
- Création graphique : type visuels, slides, etc.
- Transcription de vos podcasts
💥 Nota : quand je démarre une collaboration avec un nouveau client, j’ai à cœur de prendre la main sur ces missions opérationnelles dès le départ. Cela me permet de plonger dans le cœur de son activité. Par la suite, je lui propose la délégation de certaines tâches à mon assistante qui sera formée par mes soins, selon les process établis.
Vous l’aurez compris, l’office management est au sein d’une entreprise, une fonction hyper importante 👌🏻 tant par sa responsabilité que sa polyvalence.
Il est donc nécessaire pour vous, si vous envisagez de déléguer à une office manager freelance, de bien cerner vos besoins et les compétences recherchées, afin de profiler au mieux votre future collaboratrice.
Vous pouvez commencer doucement, en ne déléguant qu’un seul type de tâche, et par la suite faire grandir l’attribution des missions. N’oubliez pas que l’intégration de cette nouvelle personne vous demandera du temps de transmission également.
👉🏻 Si vous n’avez jamais délégué et que cela vous semble être une montagne à franchir, je vous tiens la main et vous aide à mettre en place tout le back office de délégation grâce à ma méthode « Apprendre à Déléguer en toute Sérénité ».
📞 Vous pouvez également me contacter si vous avez des questions et points bloquants dans cette nouvelle aventure. J’ai toujours grand plaisir d’échanger sur ces thématiques.
