Structurer et centraliser son entreprise avec Notion

Structurer son entreprise dès le début est un véritable avantage pour éviter des problèmes plus tard.

Alors, qu’est-ce que structurer signifie réellement ?

Cela signifie permettre à chaque secteur de votre entreprise d’être bien construit et d’avoir toute l’organisation nécessaire pour assurer le bon fonctionnement opérationnel et stratégique.

En tant qu’entrepreneur, on gère tous ces aspects 🪩, alors autant être organisé pour être le plus efficace possible et se concentrer davantage sur son domaine d’expertise.

Depuis 2020, j’ai adopté l’outil Notion, car il offre une solution tout-en-un pour structurer et centraliser son entreprise de manière efficace et organisée.

J’en ai fait un véritable allié dans mon quotidien de freelance (et aussi dans ma vie privée), et je le préconise systématiquement lorsque j’interviens dans une entreprise qui fait appel à mes services pour consolider son back office !

👉🏻 Alors, comment structurer et centraliser son entreprise avec Notion quand on ne l’a pas encore fait, et comment cela va-t-il booster la productivité ? C’est ce que je vous propose dans ce nouvel article.

Etat des lieux : une gestion d’entreprise sans centralisation

Petite mise en contexte (et si vous vous reconnaissez, aucun jugement) :

📅 Sur une journée typique, vous jonglez entre plusieurs applications pour gérer vos projets, cherchez désespérément un document perdu dans vos e-mails, et tentez de suivre l’avancement des tâches entre des notes dispersées et des réunions improvisées.

Développer votre entreprise ? Impossible ❌ La gestion opérationnelle occupe une grande partie de cette journée chargée, sans même mentionner la gestion de vos clients.

Une gestion d’entreprise sans centralisation : voilà l’état des choses. On pourrait presque dire que c’est un chaos organisé.

Cette fragmentation vous fait perdre un temps précieux et complexifie chaque aspect de votre gestion quotidienne.

Non seulement cela nuit à votre productivité, mais cela freine aussi la croissance de votre entreprise.

Une gestion désorganisée entraîne des décisions prises dans l’urgence, des erreurs évitables et une communication souvent insuffisante.

🏗️ Face à ce constat, prendre conscience que centraliser et organiser vos processus avec des outils adaptés peut non seulement simplifier votre quotidien, mais aussi libérer un potentiel inexploité pour le développement stratégique et la réussite à long terme de votre entreprise.

L’importance de se structurer quand on est entrepreneur

Que vous soyez un entrepreneur individuel ou que vous dirigiez une équipe, la structuration de votre entreprise est essentielle.

Pourquoi ?

Car sans des fondations solides (à savoir la structure), les petits détails quotidiens peuvent rapidement se transformer en gros problèmes.

Les tâches oubliées, les documents égarés et les stratégies mal conçues peuvent coûter cher à votre entreprise, non seulement en termes de temps, mais aussi d’argent 💸 et de réputation.

Une entreprise bien structurée fonctionne comme une machine bien huilée.

Chaque élément fonctionne en harmonie avec les autres, minimisant les frictions et maximisant l’efficacité.

Cela permet non seulement de gérer les opérations quotidiennes de manière plus efficace, mais également de libérer du temps pour se concentrer sur la croissance et l’innovation.

🏗️ Une structure organisationnelle vous permet de travailler plus intelligemment, pas plus durement.

Comment Notion peut aider à améliorer la structuration de votre entreprise ?

Notion est comme un couteau suisse numérique. Il est flexible et puissant, s’adaptant à nos besoins spécifiques en tant qu’entrepreneurs, que nous travaillions seuls ou non.

Il gère nos tâches, centralise nos documents et planifie notre stratégie à long terme. Mais avant d’explorer ses fonctionnalités, il est important de comprendre pourquoi cet outil est si révolutionnaire.

L’idée derrière Notion est simple : créer un espace de travail numérique unique où toutes les informations et tâches nécessaires pour gérer une entreprise peuvent coexister harmonieusement.

Il s’agit d’un outil capable de remplacer plusieurs autres applications, réduisant ainsi la complexité et les coûts.

Notion offre une flexibilité inégalée : chaque utilisateur peut adapter l’outil à ses besoins spécifiques, créant une solution sur-mesure qui évolue avec son entreprise.

Sa capacité d’adaptation et de centralisation en fait un véritable atout pour tout entrepreneur.

🏗️ J’utilise Notion depuis 4 ans, et j’ai pu apprécier l’évolution de l’outil, mais également la façon dont j’ai pu l’optimiser au fil de l’eau de mon propre développement. Il est devenu mon outil chouchou et nous avons passé le 1er grade d’union 💒 cette année : je suis désormais certifiée Notion Essentials (certification 1 dans les connaissances et la pratique de l’outil).

Faire ses premiers pas avec Notion pour commencer à structurer et centraliser

Je vais être transparente : passer du chaos à une organisation impeccable avec Notion ne se fait pas instantanément 🫰🏻.

Cela demande une certaine méthode et un peu de patience pour construire l’espace qui répondra à vos besoins.

Mais on peut très bien commencer avec Notion en suivant ces 4 axes :

𒐬 Centraliser nos documents :

On commence par faire l’inventaire de tous nos documents importants.

Puis, on les classe selon les thématiques pour imaginer notre futur espace Notion dédié à ces documents.

J’aime fonctionner par pôle : l’administratif & finances, le commercial, le marketing & la communication et surtout la stratégie & le pilotage.

C’est à ce moment-là qu’on peut commencer à utiliser Notion, et construire ces espaces avec des pages et bases de données.

𒐬 Organiser notre stratégie :

La vision, les objectifs et projets : voilà la boussole de tout entrepreneur !

Sur Notion, cela prend réellement vie.

Grâce aux relations entre bases de données créées, à la multitude de possibilités de structurer et construire son espace, à l’intégration en direct d’autres outils comme des mindmaps, Notion rend la concrétisation de nos idées beaucoup plus facile et nous permet de rester concentrés sur notre vision.

𒐬 Créer des bases de données pour les projets, la gestion des tâches ou nos process :

Notion propose des templates pour nous guider dans l’élaboration de nos projets. On peut aussi retrouver des templates gratuits ou payants sur cette interface.

Ces outils permettent de bien gérer :

• un projet : le brainstorming, la liste des tâches à réaliser, les deadlines, qui fait quoi (si on a une équipe), etc.
• nos tâches quotidiennes grâce à une to-do list complètement personnalisée (priorité, projet relié, objectif visé, etc.)
• nos process : tout est répertorié pour l’opérationnel de notre entreprise.

𒐬 Commencer à automatiser ce qui peut l’être :

Notion a une fonctionnalité d’automatisation native, mais si elle est couplée avec d’autres outils comme Zapier, Make, ou autres (la liste des intégrations et automatisations possibles est énorme), on peut passer encore moins de temps sur l’opérationnel !

Attention toutefois avec les automatisations : je préconise toujours de n’automatiser que ce qui a été éprouvé !

Autrement dit, ne lancez pas plusieurs automatisations tant que vous n’avez pas testé le processus plusieurs fois pour vous rendre compte de la réelle utilité de cette fonctionnalité et de la manière dont il vous faudra la construire.

Les automatisations sont très utiles pour gagner du temps, mais elles doivent être bien pensées.

🏗️ Les templates, c’est pas mal pour démarrer. Mais… comme chacun a sa propre logique de fonctionnement (cerveau gauche, cerveau droit, etc.) ils ne seront peut-être pas totalement adaptés à votre besoin. Dans ce cas, ne pas hésiter à faire appel à un prestataire pour auditer, créer et/ou optimiser votre espace.

Piloter son entreprise avec Notion

Avec Notion, la planification stratégique devient simple. Une fois que vous avez construit votre espace avec les piliers principaux (les fameux pôles dont je vous parlais plus tôt), vous pouvez gérer votre entreprise plus facilement.

Notion permet aussi de passer de l’opérationnel au pilotage de manière fluide.

Grâce à ses fonctionnalités flexibles, comme les bases de données, les tableaux Kanban, les calendriers et les documents collaboratifs, piloter votre entreprise avec une visibilité accrue sur son développement et les décisions à prendre devient plus simple.

Si vous avez une équipe à vos côtés 🫱🏻‍🫲🏻, Notion est également l’outil collaboratif parfait. Chacun a accès aux éléments nécessaires pour accomplir sa mission. Ainsi, l’équipe aura tout en main pour bien travailler, et tout sera harmonisé car centralisé.

Passer du chaos à l’organisation avec Notion, c’est comme passer du noir ⚫ et blanc à la couleur 🔵.

Tout devient plus clair, plus simple, et surtout, plus efficace.

En centralisant toutes les informations, en planifiant de manière stratégique et en gérant nos tâches de façon optimale, nous améliorons notre productivité.

Depuis 4 ans maintenant, particulièrement dans mon rôle de business manager, j’ai transformé mes méthodes de travail, mon organisation et le développement de mon entreprise grâce à Notion. C’est pour cette raison que je l’intègre systématiquement chez mes clients.

Notion n’est pas seulement un outil ; c’est une nouvelle manière de penser et de gérer votre entreprise, un véritable deuxième cerveau 🧠.

Alors, prenez les rênes de votre organisation et découvrez la différence que cela peut faire !