L’idée de cet article m’est venue au fil des discussions que j’ai pu avoir avec des nouveaux clients se demandant comment j’en étais arrivée à exercer ce joli métier.
Je me suis dit que dresser le portrait d’une office manager 👩💻, le mien, était aussi une bonne approche pour celles et ceux qui pourraient se poser la même question ou les futures office managers qui souhaitent devenir indépendantes.
Définition d’une office manager
En premier lieu, je vais planter le décor de suite, en vous donnant la définition d’une office manager.
« La gestion de bureau est une profession qui implique la conception, la mise en œuvre, l’évaluation et la maintenance du processus de travail au sein d’une organisation, afin de maintenir et d’améliorer l’efficacité et la productivité. Le métier d’office manager est une évolution de l’assistanat de direction. Comme son nom l’indique, il s’agit d’une fonction centrée sur l’organisation interne et externe du bureau ».
L’office manager est donc un pilier central au sein d’une entreprise, qui coordonne et gère l’organisation au sens large.
Retour en arrière, en 2001
En 2001, je quittais les bancs du lycée 🎓 pour démarrer un BTS d’Assistante de direction en alternance, au sein de l’IFA-CCI Campus de Strasbourg. Cette voie me semblait la plus en cohérence avec mon goût pour les matières littéraires et mon sens de l’organisation. J’avais opté naturellement pour l’alternance, car il me fallait du concret dans la théorie apprise. Après quelques entretiens, je fus retenue par une collectivité territoriale pour mon apprentissage de 2 ans 👩🏫.
En faisant ce flashback, je peux affirmer aujourd’hui que j’ai eu la meilleure tutrice ! Elle m’a appris le métier, mais aussi la posture à adopter quand on est assistante de direction : fermeté douce, efficacité, et anticipation. Merci Béatrice 🙏.
J’ai pu côtoyer des profils différents 👥, appréhender des situations particulières, et connaître beaucoup de métiers différents.
Du haut de mes 18 ans, je comprenais la richesse du métier que j’avais choisi : polyvalence, adaptabilité et réactivité. Pouvoir assister des cadres, chefs de service et directeur général, a contribué à enrichir mon expérience et façonner aussi ma personnalité en termes de valeurs.
Les évolutions du métier
Comme bon nombre de métiers, celui d’assistante de direction n’y échappe pas. La vraie révolution à mon sens fut celle du numérique 💻. Dès mes débuts, l’outil informatique était évidemment présent, mais internet également.
Les managers deviennent plus autonomes dans la gestion administrative grâce aux nouveaux outils numériques, ce qui impose à l’assistante de développer son savoir et ses compétences en évoluant sur ses missions. Elle pourra donc intervenir dans la gestion de projet, être vrai lien entre les différentes pôles d’une entreprise, assurer la veille de l’entreprise, et être force de proposition.
L’assistante n’est pas ou plus une exécutante, elle est devenue un vrai rouage dans l’entreprise, celle qui « sait tout » et à qui on vient s’adresser en cas de problématique.
Ces évolutions, je les ai notées rapidement, et perçu grâce à mon intuition je pense, l’outil informatique était propice à la montée en puissance de mon métier.
Quand je suis arrivée dans cette collectivité, en 2002, une de mes nouvelles collègues m’a dit une phrase que je n’ai jamais oublié : « Caroline, tu ne resteras pas dans ce cadre de travail, tu es vouée à un autre chemin, plus indépendant, car tu en as les capacités ». Merci Pascale 🙏.
Cette phrase, elle m’a aussi guidé quand j’ai décidé en 2012 – 10 ans plus tard – de créer mon entreprise : être une assistante ++ pour des entrepreneurs qui ont besoin d’être épaulé.
L’office manager que je suis devenue
En 2019, j’ai pris conscience que la manière dont j’exerçais mon métier ne se cantonnait plus à l’assistanat. Alors après quelques recherches, j’ai découvert le terme d’Office manager. Au début je me suis demandé si cela était juste un « nom à la mode », ou si derrière cette expression il y a une vraie fonction autre que celle de l’assistante. La réponse est oui.
L’office manager se différencie de l’assistante de direction par le fait de posséder une autonomie d’action et de décision plus importante. Et quand on est freelance, il est très facile de le mesurer (le retour des clients est précieux).
Véritable collaboratrice qui garantit le bon fonctionnement du back office, elle est une vraie actrice de la stratégie de l’entreprise. Elle intervient dans tous les supports de l’entreprise. Et la petite cerise 🍒 que j’affectionne également : elle veille au bien-être de l’équipe.
Office manager = manager du bureau.
En conclusion
Je trouve cela super gratifiant ✨ de pouvoir suivre l’évolution du métier, s’en donner les moyens (par la formation notamment), et suivre l’alignement entre la personne que l’on devient et son métier.
Je sais que c’est aussi pour cela que je n’ai pas souvent la sensation de travailler, mais plutôt de réaliser ma mission de vie.
J’ai hâte de découvrir les nouveaux challenges liés à ma profession, et d’opérer les changements nécessaires.
Edito 2022 : l’évolution de mon métier et activité s’est positionnée, je suis désormais Business manager et consultante orga’ 😉.
