Les entrepreneurs et la délégation : ils nous partagent leur expérience

Quand on vient de démarrer sa vie d’entrepreneur, la délégation n’est pas forcément la première chose à laquelle on pense 🤔. Mais quand la croissance de son activité devient vertigineuse (et youpi 🎉), la délégation devient alors un vrai pilier. Sa mise en place peut générer de vrais questionnements voire des peurs. C’est pourquoi j’ai souhaité réunir le témoignage de plusieurs entrepreneurs qui sont passés par là, et qui nous font l’honneur de partager leur expérience.

👉🏻 Big up : une vraie ola est faite pour leur équipe, car la délégation, c’est d’abord une relation humaine à construire, qui apporte tant de richesse dans leur quotidien.

👀 Découvrons les portraits de ces 5 entrepreneures :

Morgane PEDRON – consultante en affaires réglementaires des pro

Je suis Morgane Pédron, j’ai 32 ans. Je suis consultante en affaires réglementaires des produits cosmétiques depuis novembre 2018 après 6 années d’expérience dans le même métier mais salariée.

Stéphanie HETU – Stratège d’affaires pour les éveilleurs de conscience

J’ai débuté sur le web en 1999, puis j’ai fait le saut à plein-temps en ligne en 2003. À cette époque, tout était à faire et il n’existait pas de formations en français sur le marketing internet. Très autodidacte, je me suis formée en anglais sur le référencement, l’affiliation, le copywriting et autres métiers du web pour créer mes propres sites. Par la suite, on m’a demandé de l’aide pour en faire autant, et c’est à ce moment que je suis devenue stratège pour aider les professionnels à démarrer sur le web et vendre leurs formations en ligne. Depuis, suite à un éveil spirituel, je travaille principalement auprès des entrepreneures spirituelles qui veulent développer leur offre de services en ligne et augmenter leur visibilité.

Mélanie CARRE – Pinterest Manager et fondatrice de Write & Gold Agency

Hello ! Je suis Mélanie (plus connue sous le pseudo @laplumerose.fr sur Instagram), j’ai 27 ans, je suis originaire de Strasbourg et j’ai 2 casquettes. Experte Pinterest, je forme les entrepreneurs à l’utiliser pour leur business au travers de ma formation en ligne l’Épingle Digitale, et j’ai également fondé une agence de création de contenu en ligne qui s’appelle Write & Gold Agency ! Je suis entrepreneure depuis Septembre 2019, et à temps plein dans mon business depuis Mars 2021, et je vis ma meilleure vie depuis ce moment-là 🙂

Julia MOUFTIEZ – Webmarketing manager

Bonjour ! Je suis Julia, maman de deux garçons et webmarketing manager. Concrètement, j’aide les femmes entrepreneures à gagner en visibilité et à gagner du temps au quotidien. Je prends en charge pour elles des tâches aussi variées que leur communication digitale, leurs projets de développement ou la coordination de leurs équipes créatives. Je me suis lancée dans l’entrepreunariat en 2015 en tant que coach de vie avant de me tourner vers le webmarketing en 2019… qui est devenu ma passion 😊

Laurence HUBERT – CEO de « Vivre de qui je suis »

J’aide les entrepreneurs qui veulent faire bouger le monde vers plus de coopération, de conscience, d’humanité et d’écologie à Vivre de Qui Ils Sont. Je les accompagne sur leur identité et leur business model, à travers mes programmes en ligne et mes créations graphiques sur mesure. Je me suis lancée en 2017 et j’ai aujourd’hui une équipe de 3 personnes à mes côtés, bientôt 4.

🗣️ Elles ont répondu à mes questions, sans filtre :

💭 Quand as-tu commencé à songer à déléguer ?

Morgane : “J’ai songé à déléguer à la rentrée 2021, car j’ai eu beaucoup de nouvelles opportunités que je ne voulais pas refuser, mais qui engendraient une nouvelle organisation et une charge de travail plus importante.”

Stéphanie : “Trop tard ! Je suis quelqu’un qui apprend et exécute beaucoup plus rapidement que la moyenne et cela m’a grandement nui dans la délégation à mes débuts. J’ai longtemps trouvé plus simple de tout faire moi-même que de déléguer.”

Mélanie : “J’ai commencé à songer à la délégation je dirais mi-2021, car je voyais mon activité se développer, et entre les demandes entrantes de prospects, la gestion des clients + toutes les tâches à réaliser pour l’entreprise à côté, je ne m’en sortais plus et j’étais totalement sous l’eau ^^”

Julia : “Pendant deux ans, j’ai été seule aux commandes de mon entreprise. Cela ce qui m’a convenu les premiers temps, puis les choses se sont accélérées en 2020 lorsque j’ai commencé à avoir trop de demandes de clientes pour travailler avec moi ! J’ai donc commencé à faire appel à mon assistante Marion pour prendre en charge tout ce que je n’avais plus le temps de faire (la gestion de mon calendrier édito et toute la partie administrative).

Puis en 2021, c’est Fanny qui a rejoint l’équipe pour gérer les projets de certaines de mes clientes. Cette année-là, j’ai également fait appel aux services d’une super rédactrice, Cécile, qui gère aujourd’hui la rédaction de mes articles de Blog. Moi qui pensais rester seule quand je me suis lancée, je me retrouve à la tête d’une petite équipe de 3 personnes et honnêtement je ne pourrais plus me passer d’elles ! C’est un bonheur d’être bien entourée et soutenue. Elles sont toutes à leur manière actrice du développement de mon entreprise.”

Laurence : “La question de commencer à déléguer s’est posée fin 2020, lorsque j’ai commencé à me retrouver surchargée de travail. C’était la preuve que mon activité se développait très bien, mais aussi que je devais m’entourer, car je ne pouvais plus rajouter de temps à mes journées !”

😨 Quelle fut ta plus grande crainte quand tu as commencé à y penser ? 

Morgane : “Ma plus grande crainte était que le temps de formation soit trop long et que ça me rajoute une charge de travail supplémentaire.”

Stéphanie : “Je ne savais pas où trouver les gens pour m’aider, et je ne savais pas quoi déléguer non plus. Ce fut tout un apprentissage au fil des ans !”

Mélanie : “Clairement, ma plus grande crainte a été de m’engager financièrement avec une personne que je devrais payer chaque mois, car j’avais peur de ne pas pouvoir assurer cela ! (Spoiler alert : en vrai, tout va très bien :))”

Julia : “Tout d’abord, il y a eu la peur classique de ne pas réussir à pouvoir les payer. Je voyais cette “charge” comme une dépense sans comprendre tout ce que cela allait m’apporter… Aujourd’hui, j’ai complètement changé mon point de vue bien sûr : faire appel à d’autres prestataires pour vous aider, c’est un investissement. C’est nécessaire, et cela permet vraiment de gagner du temps et de l’argent ! À côté de cela, je suis une grande perfectionniste donc beaucoup dans le contrôle. J’avais peur que d’autres personnes n’arrivent pas à comprendre comment je voulais que les choses soient faites et donc que le boulot soit mal fait…

L’expérience m’a montrée que tout repose sur trois éléments très importants : la confiance d’abord qui se créee au fur et à mesure que la personne montre son potentiel, la mise en place de process pour s’assurer que les tâches sont faites comme vous le voulez et la communication pour optimiser le tout. Aujourd’hui, j’arrive vraiment à lâcher prise là-dessus parce qu’on construit tout cela ensemble avec mon équipe. Mais je vous rassure, cela ne s’est pas fait du jour au lendemain… Loin de là 😅”

Laurence : “J’avais peur de lâcher prise. J’étais quelqu’un qui avait tendance à vouloir tout contrôler et je pensais être la seule à pouvoir concrétiser mes idées telles que je les imaginais.”

🙄 Quand tu as démarré ta recherche de prestataire, c’était quoi le plus compliqué ?

Morgane : “Le plus compliqué n’a pas été la recherche d’un prestataire, puisque j’ai un peu foncé tête baissée là où je savais que je pouvais m’adresser sans crainte ; mais toute la charge administrative que ça m’a rajoutée, car en micro-entreprise, seule, c’est plutôt simple à gérer.”

Stéphanie : “Une fois que j’ai pu identifier ce que je voulais, le plus difficile a été de trouver des francophones qui pouvaient m’aider. Pour plusieurs tâches de type graphisme et support techno, travailler avec des pigistes anglophones n’était pas un problème. Mais pour de la création de contenu, correction de document, ce fut un peu plus compliqué.”

Mélanie : “Je cherchais principalement quelqu’un qui saurait reprendre la main sur ma création de contenu Instagram pour La plume rose… et j’ai eu beaucoup de mal, car je suis trèèès difficile ! Mais à côté de cela, je dirais que j’ai eu du mal à trouver quelqu’un en qui j’aurai une totale confiance… heureusement, j’ai eu un vrai coup de cœur entrepreneurial !”

Julia : “Je pense qu’au début, je n’ai pas été claire sur ce que j’attendais de mes collaborations. J’y suis allée en me disant “la première personne fera l’affaire” et cela a été une erreur. J’ai vécu des collaborations qui ne se sont pas bien passées, et avec le recul je pense que les torts étaient partagés. Parce que si j’avais été claire au début sur mes valeurs et mes attentes, je n’aurais pas “recruté” les mauvaises personnes et donc je n’aurais pas été déçue. Par exemple, la rigueur est un élément indispensable pour travailler avec moi. Donc si les personnes avec qui je travaille ne sont pas suffisamment rigoureuses, cela me pose un vrai problème.

C’est vraiment important d’avoir conscience de ce que l’on attend en termes de savoir-faire et savoir-être, et de le transmettre à ses collaborateurs. Aujourd’hui, si je dois chercher un prestataire, je pose clairement sur le papier ce que je veux et ce que j’attends de la personne avec qui je vais travailler 😊 Les choses sont plus claires pour moi, et c’est plus facile de trouver la personne qui nous correspond.”

Laurence : “Quand j’ai commencé à chercher au printemps 2021, j’étais focalisée sur les compétences que la personne devait rassembler. C’était une erreur qui m’a fait perdre beaucoup de temps parce que ça m’a tétanisé. Et puis finalement, au cours d’une web-conférence, un intervenant a dit LA phrase qui a provoqué le déclic : ” Pour trouver la bonne personne à qui déléguer, il faut chercher quelqu’un qui est sur la même longueur d’onde que soi et qui croit en notre projet, le reste, ça s’apprend”. Et là tout est devenu évident ! J’ai donc cherché et trouvé les personnes que je cherchais dans mon réseau de clients et dans mon audience.”

⏳ Depuis quand délègues-tu et quel type de mission ?

Morgane : “Je délègue depuis le 1er novembre 2021 pour la réalisation de mon métier, la partie technique. Je me suis gardé tout ce qui est relation client, comptabilité, recherche de partenaires (laboratoires, organismes de certification…)”

Stéphanie : “Depuis, le marché a grandement évolué et il est devenu assez facile de trouver de l’aide ! J’ai débuté par déléguer ce que je n’aimais pas faire, ou ce pour quoi je n’avais pas de talent (comme le design graphique). Par la suite, ayant œuvré moi-même comme gestionnaire d’entreprise web pour quelques entrepreneurs en ligne, j’ai formé des adjointes virtuelles à la gestion d’entreprise web pour avoir accès à de belles ressources, et pour avoir des talents à référer à mes propres clientes. Aujourd’hui, je délègue principalement le design graphique, la mise en place et gestion de site web, la révision de contenu, la mise en page de documents et une certaine portion de gestion des médias sociaux.”

Mélanie : “Je délègue depuis novembre 2021 à une assistante virtuelle, et c’est un pur bonheur ! Elle s’occupe principalement de ma création de contenu Instagram & Pinterest, mais elle s”occupe également d’envoyer des colis aux clients si besoin, de répondre à des e-mails, de faire des recherches pour de futures collaborations… Elle fait plein de choses 🙂 (et comme elle vit à Strasbourg, parfois ça arrive qu’elle m’aide à gérer quelques tâches personnelles, mais je sais que je peux totalement lui faire confiance !)”

Laurence : “Cela fait aujourd’hui 9 mois que j’ai commencé à déléguer la gestion des mails quand je suis absente, les commandes de ma marque de vêtements engageants pour entrepreneurs Vivre de Qui Je Suis, les réponses aux questions des participants de mes programmes dans mes groupes privés et l’amélioration de mes automatisations. La liste est encore longue, mais ce sont les tâches principales.”

💪🏻 Qu’as-tu “gagné” aujourd’hui dans ton quotidien de CEO ?

Morgane : “Aujourd’hui, j’ai gagné du temps sur les petites tâches qui sont facilement “délégables”, bien que pour l’instant, ça nécessite encore une grosse phase de vérification. À la fin du contrat d’alternance, je pense que le bilan sera positif.”

Stéphanie : “Plus de temps pour faire exactement ce que j’aime et pour créer du contenu de qualité.”

Mélanie : “J’ai gagné énormément de temps, de la sérénité, et aussi une épaule sur qui m’appuyer quand j’ai de nouveaux projets (elle me suit toujours dans mes idées les plus folles), finalement j’ai gagné un second cerveau et ça, c’est si précieux !”

Julia : “Tellement de choses ! Du temps bien sûr, ce qui me permet de me consacrer à des projets de développement pour mon entreprise et de me sentir plus sereine. Et puis je me sens soutenue au quotidien, j’ai l’impression de ne pas avancer toute seule. Je peux co-créer des choses avec les membres de mon équipe et ça, c’est très puissant.”

Laurence : “La première chose que j’ai gagnée est la diminution de ma charge mentale. Certes ça m’a pris du temps pour mettre en place notre fonctionnement d’équipe, mais aujourd’hui j’ai le soulagement de pouvoir m’appuyer sur mon équipe au quotidien et je n’ai plus peur de m’autoriser une pause ou de gérer des urgences, car je sais que mon activité continuera à tourner un minimum. Ensuite je dirais que ça m’apporte plus de recul au quotidien, de m’ouvrir à d’autres méthodes et à d’autres idées. Tout ne dépend plus uniquement de moi et j’ai appris à lâcher sur beaucoup de choses. C’est une sensation tellement agréable finalement !”

💡 Si c’était à refaire, que changerais-tu dans ton process de délégation ?

Morgane : “Je me rajouterai un prestataire pour la partie administrative, je ne soupçonnais pas qu’agrandir son équipe demande autant de paperasse auprès d’autant d’administrations différentes.”

Stéphanie : “Je débuterai plus tôt, et je mettrais en place des procédures plus rapidement.”

Mélanie : “Je pense que je structurerai plus la chose au début. Comme j’étais la première fois que je déléguais, j’y suis un peu allée à tâtons, ce que je ne ferai plus aujourd’hui. D’ailleurs pour l’agence on va intégrer de nouveaux freelances dans notre catalogue, et là nous allons préparer tout un système d’onboarding pour les accompagner de A à Z dans leur intégration :)”

Julia : “Je poserai à plat mes process et j’exprimerai clairement ce que j’attends des personnes qui travaillent avec moi : qu’est-ce qu’elles doivent faire, comment elles doivent le faire… Et je leur demanderai aussi de reformuler ce qu’elles ont compris, tout comme d’exprimer ce qui ne marche pas pour qu’on s’assure d’être sur la même longueur d’onde. C’est important qu’elles disposent de toutes les cartes pour savoir comment faire leur travail correctement et que moi, je sache que tout est sous contrôle 😊”

Laurence : “J’aurais commencé à déléguer beaucoup plus tôt ! Je regrette d’avoir procrastiné, car j’aurais probablement gagné un an de plus sur mon développement. Mais je me dis qu’il a fallu ce temps-là pour faire mon chemin.”

👉🏻 Quels conseils donnerais-tu à un CEO qui hésite à déléguer aujourd’hui ?

Morgane : “Que même si on pense qu’on peut tout gérer tout seul, certaines tâches méritent une expertise, que chacun a un domaine de compétences et qu’il faut apprendre à faire confiance et que la plupart du temps ça se passe bien.”

Stéphanie : “L’important est de commencer ! Ne vous mettez pas une charge d’une adjointe à plein temps dès le départ. Allez-y par étape, à raison de quelques heures par semaine. C’est en y goutant qu’on devient accro ;)”

Mélanie : “LE conseil = c’est qu’on n’a jamais le budget pour déléguer, on n’aura jamais l’impression de gagner “assez” pour le faire ! Mais depuis que je délègue, j’ai pu voir mon chiffre d’affaires augmenter, car je peux passer plus de temps sur des tâches qui me rapportent de l’argent. Donc si vous commencez à sentir que vous êtes débordés, sous l’eau, en retard tout le temps sur plein de choses… Il est peut-être temps d’y songer ;)”

Julia : “De foncer ! Bien sûr, déléguer prend un peu de temps au début et représente un coût… Mais c’est un investissement indispensable pour se développer et assumer sa posture de cheffe d’entreprise. Très rapidement, vous ressentirez l’effet “kiss cool” de cette collaboration : vous gagnerez du temps, et vous pourrez en faire ce que vous voulez.”

Laurence : “On croit à tort que déléguer signifie investir de grosses sommes dans de grosses missions avec de gros enjeux. C’est faux ! Si c’était à refaire, j’aurais commencé à déléguer des petites missions pour me libérer au moins 2 à 3 h par semaine. C’est déjà énorme en termes de résultat pour au final un investissement relativement accessible. Donc je dirai, si la sensation de vouloir commencer à déléguer vous traverse l’esprit, allez-y maintenant ! Vous serez gagnant à coup sûr. Il faut juste trouver une personne qui est sur la même longueur d’onde que vous et qui possède un minimum de compétences recherchées, le reste vous allez le construire ensemble.”

🔥 Un mot de la fin ? Envie de mettre en lumière ton équipe ? Ou encore un lien à partager ?

Morgane : “Hâte de pouvoir faire le bilan de cette nouvelle expérience de CEO.”

Stéphanie : “Aujourd’hui, c’est un réel plaisir pour moi de pouvoir lancer des projets qui me tiennent à cœur, comme plus récemment l’Association des Entrepreneures Spirituelles, en étant bien entourée de mon équipe. Tout se fait plus simplement, plus rapidement, et j’ai le temps de m’amuser !”

Mélanie : “Ma merveilleuse assistante virtuelle s’appelle Jeanne, et si vous cherchez une personne absolument douée pour la création de contenu en ligne, c’est la personne qu’il vous faut ! Je suis ravie de l’avoir à mes côtés, et je lui dis chaque semaine, mais je ne sais pas comment je ferai sans elle aujourd’hui :)”

Julia : “Je profite de cet article pour exprimer ma gratitude auprès des membres de mon équipe sans qui je n’en serais sûrement pas là :

– Marion : ma super adjointe

– Fanny : ma super assistante marketing

– Cécile : ma rédactrice de choc

– Audrey : ma webmaster talentueuse”

Laurence : “Déléguer est une aventure humaine passionnante ! On apprend à connaître une nouvelle partie de soi et à être dans une nouvelle forme de relation à l’autre hyper stimulante. Au-delà du développement de son entreprise, déléguer est au service de notre épanouissement personnel. Je partage justement les coulisses de mon organisation et de mon développement dans ma newsletter. On peut s’y inscrire via mon site.”

À travers ces 5 magnifiques témoignages (encore merci 🙏🏻 à vous chères entrepreneures) on retrouve des similitudes tant sur les freins que l’on peut avoir quand on songe à la délégation, que les bienfaits que cela apporte dans son quotidien. L’expérience humaine prime, et le business s’en ressent. Bien sûr, la délégation ne se fait pas en un jour, et quand c’est la toute première fois, on avance au fil de l’eau en tant que leader, mais aussi avec son équipe qui sait être force de proposition.

Si vous aussi vous voulez déléguer, mais que vous ne savez pas par où commencer et comment mettre tout ce processus en plus, découvrez « Apprendre à Déléguer en toute Sérénité » : la méthode de A à Z pour bâtir les fondations solides de votre délégation, en gagnant un temps précieux, sans rien oublier.

Regarder dans la même direction, ensemble, c’est garantir une collaboration sereine et l’atteinte de vos objectifs.