Être entrepreneur, c’est aussi devoir suivre avec rigueur sa comptabilité et son administratif pour éviter les mauvaises surprises. Ces deux gestions sont le socle de la bonne santé 🩺 de votre entreprise.
Pour faciliter le suivi de votre comptabilité et votre gestion administrative, surtout lorsque ce n’est ni votre zone de brillance ni des tâches récurrentes, la solution est de créer des feuilles de route à réutiliser.
C’est ce que je vous propose dans cet article : 3 process clés que vous pouvez mettre en place pour suivre votre comptabilité et votre administratif de manière régulière et rigoureuse.
ℹ️ Ce billet de blog est le troisième d’une série de 4 articles. Il vont vous permettre la création d’un référentiel des process pour chacun des pôles de votre entreprise : le pilotage et la stratégie, le marketing et la communication, l’administratif et les finances, et enfin le pôle commercial.
Process : sauvegarde des données importantes, tri et classement
La sauvegarde de vos données et leur classement 🗂️ sont deux éléments phares pour la gestion de votre comptabilité et de votre administratif.
Non seulement cela va faciliter le traitement mensuel ou annuel, mais en plus vous sécuriser vos datas (pour vous et vos clients).
💡 Pour cela, vous pouvez mettre en place les actions suivantes :
I. Sauvegardez régulièrement toutes vos données importantes, que ce soit sur un disque dur externe ou dans un cloud
✔️ créez-vous un rappel mensuel pour effectuer cette tâche. Ne la procrastinez pas, car ce sera toujours au mauvais moment qu’un souci de techno pourrait entraver vos données
II. Triez et classez vos documents administratifs en les rangeant dans des dossiers clairement identifiés
✔️ beaucoup de documents administratifs sont désormais dématérialisés, et nous voyons encore passer pas mal de documents papier. Dans les deux cas, prenez l’habitude de les classer régulièrement et en sûreté (coucou 🫡 la sauvegarde ci-dessus)
✔️ chaque mois, également, notez-vous de centraliser vos documents, de les traiter, les trier et les classer
III. Utilisez une application pour numériser et stocker vos documents administratifs pour un accès facile à tout moment
✔️on n’y pense pas forcément, mais numériser la version papier est un réel gain de temps pour une future recherche ou un besoin lorsque vous êtes en déplacement
Process : prévisionnel budget et suivi compta programmée
Comment gérer une entreprise et procéder à des investissements, si vous n’avez de vue à long terme 👀 sur votre comptabilité ?
Un point comptable est primordial pour la santé de votre entreprise. Que vous soyez ou non accompagné par un cabinet d’expert-comptable, certains réflexes sont à adopter.
💡 Quelles étapes à mettre en place ?
I. Établissez un prévisionnel de budget pour l’année en cours. Cela vous permettra de suivre l’évolution de vos dépenses et de vos recettes tout au long de l’année
✔️ on pourrait se référer à la citation : « Un chef d’orchestre, c’est comme le conducteur d’une voiture : il tourne le volant doucement, quand il le faut, en anticipant, parce que s’il tourne le volant trop violemment, la voiture va dans le fossé. » Elle résume plutôt bien la nécessité d’anticiper la gestion financière de votre entreprise
✔️ un simple tableur peut être mis en place au sein de votre back office, pour pouvoir piloter votre prévisionnel
II. Faites un point comptable tous les 15 jours pour suivre l’évolution de votre trésorerie et de vos comptes clients/fournisseurs
✔️ dépenses et investissements vont et viennent dans le quotidien de votre entreprise. Suivre leurs mouvements est une tâche à ne pas lésiner. Par ailleurs, vous pourrez aisément inclure dans cette tâche la relance de vos factures impayées, afin de vous assurer une bonne gestion de trésorerie et un bon relationnel client
✔️ pour suivre vos dépenses et investissements, intégrez-les au tableur cité plus haut. Quant au suivi des factures non réglées, je vous conseille fortement d’utiliser un logiciel dédié, comme par exemple Freebe.me (pour les entreprises individuelles)
III. Réalisez un point sur vos investissements tous les mois pour suivre leur évolution et leur rentabilité
✔️ en comptabilité, l’investissement se caractérise par une dépense amortissable qui augmente le patrimoine de l’entreprise. Il existe trois types d’investissement selon le plan comptable général : l’investissement corporel, l’investissement incorporel et l’investissement financier.
✔️ les investissements servent à l’accroissement de votre entreprise, mais vous permettent également de prendre des décisions éclairées si vous suivez leur évolution. Je vous conseille de centraliser leur gestion dans le tableur créé précédemment
Process : tri des abonnements et outils
On accumule bien souvent les abonnements à des logiciels et outils en ligne, et au final, ça déborde. D’ailleurs, je l’avais évoqué avec un mème publié sur les réseaux, qui avait beaucoup fait sourire 😂.
En faisant un inventaire régulier de vos abonnements payants, c’est aussi un moyen d’assurer une bonne gestion de votre administratif et de votre comptabilité.
💡 3 opérations faciles à instaurer :
I. Faites un inventaire de tous vos abonnements et outils payants.
✔️ listez simplement sur un document ré actualisable, tous vos abonnements et outils payants en notant quelques informations : date de souscription, prix annuel, fréquence d’utilisation, utile ou pas
II. Identifiez ceux qui ne sont plus nécessaires ou utilisés.
✔️ en partant de ce listing, vous pourrez identifier rapidement à l’instant T, ceux qui sont réellement nécessaires à votre business. Vous ne vous rendez peut-être pas compte, mais le syndrome de l’objet brillant existe !
III. Résiliez ces abonnements pour éviter des dépenses inutiles.
✔️ une fois cet état des lieux fait, vous pourrez assainir votre trésorerie en résiliant vos adhésions inutiles. Et… réinvestir cet argent autrement au sein de votre entreprise !
Pourquoi mettre en place ces processus ?
La comptabilité et l’administratif sont des tâches essentielles pour toute entreprise. Cependant, elles peuvent rapidement devenir chronophages et prendre beaucoup de temps et d’énergie.
En mettant en place des processus, vous pouvez optimiser votre temps et votre énergie en automatisant certaines tâches et en suivant de manière régulière votre situation financière.
Ces feuilles de route vont vous permettre d’anticiper les éventuels problèmes financiers et prendre les bonnes décisions pour votre entreprise.
De plus, vous pourrez faire des économies 👛 sur votre budget en résiliant les abonnements et outils inutiles.
En somme, mettre en place ces processus vous permettra de gérer efficacement votre entreprise et d’atteindre vos objectifs financiers plus facilement.
👉🏻 Ce qu’il faut retenir :
La mise en place de ces trois process clés vous permettra de vous atteler à ces tâches de manière organisée : vous saurez quoi faire et à quel moment.
De plus, en tant que pilote, vous pourrez mieux gérer ces deux socles fondamentaux nécessaires à la longévité de votre activité.
Vous aurez une visibilité sur vos finances, et pourrez anticiper les éventuels problèmes (comme une période creuse ou des impayés trop fréquents) et ainsi prendre les meilleures décisions.
N’hésitez pas à les adapter à votre entreprise et à vos besoins spécifiques pour en tirer le maximum de bénéfices.
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